En materia de conservaci\u00f3n de los libros y papeles del comerciante, consagra el art\u00edculo 28 de la Ley 962 de 2005 que los mismos deber\u00e1n ser conservados por un per\u00edodo de 10 a\u00f1os contados a partir de la fecha del \u00faltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elecci\u00f3n del comerciante, su conservaci\u00f3n en papel o cualquier medio t\u00e9cnico, magn\u00e9tico o electr\u00f3nico que garantice su reproducci\u00f3n exacta.<\/p>\n
Al respecto, la Superintendencia de Sociedades aclar\u00f3 que en caso de que se utilice un medio electr\u00f3nico para la conservaci\u00f3n de tales documentos, el mismo deber\u00e1 reunir los requisitos establecidos en el art\u00edculo 12 de la Ley 527 de 1999, a saber: (i) Que la informaci\u00f3n que contengan sea accesible para su posterior consulta; (ii) Que el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en alg\u00fan formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la informaci\u00f3n generada, enviada o recibida, y (iii) Que se conserve, de haber alguna, toda informaci\u00f3n que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.<\/p>\n
En dicho caso, no ser\u00e1 necesaria la conservaci\u00f3n f\u00edsica (en papel) de los libros y papeles del comerciante. As\u00ed, una vez se garantice la reproducci\u00f3n exacta de los libros y papeles, a trav\u00e9s del medio electr\u00f3nico, el comerciante est\u00e1 en posibilidad de destruir directamente los documentos, encontr\u00e1ndose obligado, \u00fanicamente, a conservarlos por un per\u00edodo de 10 a\u00f1os en el medio electr\u00f3nico en el que se hubieren reproducido.<\/p>\n