Vivimos rodeados de información. Nos bombardean con ella, la ignoramos, la borramos, la buscamos, la generamos, la guardamos y la compartimos, alimentando una espiral sin fin. Hay quienes acumulan datos como quien guarda un tesoro, y quienes pasan por delante de ellos sin prestarles ninguna atención. Ambos extremos son parte de una misma realidad que coexiste dentro de las organizaciones, en los equipos, e incluso en la propia persona. Lo esencial no es la cantidad de datos, sino nuestra capacidad para entenderlos, interpretarlos y convertirlos en decisiones con sentido.

Cuando la información se convierte en ruido

Cada día, generamos la cantidad de datos en el mundo equivalente a mil millones de discos duros de 1 TB. O, lo que es lo mismo, cada profesional, de media, produce más de 146 GB diarios, sin apenas ser consciente de ello. Esta realidad ha dado lugar a lo que ya muchos denominan “síndrome de Diógenes digital«, una pandemia tecnológica basada en la acumulación compulsiva de datos, páginas de internet, archivos, correos, informes, presentaciones, cuadros de mando, etc. Que empeora nuestro conocimiento, rendimiento, claridad mental y salud en el trabajo. Además, la sobrecarga informativa no solo entorpece el trabajo, sino que provoca falta de interés en los demás, desconexión, incertidumbre, fatiga, dificultad para la toma de decisiones y bloqueos constantes del flujo de trabajo. No es baladí: el 80% de los/as profesionales afirma sufrir esta sobrecarga y un 47% reconoce no encontrar con facilidad la información que necesita.

Y la tecnología, lejos de aliviar el problema, lo ha amplificado. Con el auge de la inteligencia artificial generativa, se está disparando la producción masiva de ideas, datos, documentos, imágenes, presentaciones, informes, emails automatizados, newsletters o publicaciones en redes sociales, entre otras. Las organizaciones que incorporan la IA generan más contenido y a mayor velocidad, pero también corren el riesgo de perder el foco, si no conectan esa información con un propósito claro y compartido.

La velocidad no perdona. Además, este volumen de datos plantea también serios desafíos en términos de privacidad, ciberseguridad y cumplimiento normativo, especialmente, en contextos donde no existen políticas claras de gobernanza de la información.

En este escenario, la sabiduría del dato se convierte en un ideal lejano. Pero no imposible.

Del caos al orden digital

La salida de este laberinto de información no se resuelve solo con más tecnología. Requiere de una transformación más profunda: una nueva mentalidad, habilidades renovadas, formas de trabajo más inteligentes y herramientas realmente útiles. Imaginemos un día cualquiera, en el trabajo, de un/a profesional que ha integrado estas cuatro dimensiones.

Empieza con una cuestión clave: no va a dejarse arrastrar por las urgencias que secuestran su agenda. Antes de abrir el correo, revisa sus objetivos diarios, semanales y mensuales. Tiene una mentalidad curiosa, pero crítica, y, ha aprendido a desconfiar de la información que llega sin contexto o de fuentes poco fiables. No acumula información por miedo a perderse algo, sino que selecciona lo que realmente le aporta valor. Está entrenado/a para formular buenas preguntas y valorar posibles respuestas. Además, ha desarrollado un fuerte sentido ético en el uso de la información.

Cuando necesita datos, sabe dónde buscarlos y cómo discriminarlos. Es capaz de convertir sus ideas en prototipos y sabe cómo validarlos antes de invertir tiempo y recursos. Cuando acierta, entiende todo lo que rodea su éxito y lo replica fielmente. Cuando se equivoca, analiza por qué, extrae conclusiones, plantea soluciones y comprende que es parte del aprendizaje que le permite avanzar, cada vez más rápido, acercándole a sus metas.

Su organización trabaja con principios y marcos ágiles (Scrum, Kanban, Lean Start Up, Design y Visual Thinking, Design Sprint, ExO, DevOps, etc.), mantiene un limitado número de reuniones, breves y bien estructuradas, vela por un uso eficiente del tiempo, tanto de trabajo personal como de colaboración con sus compañeros/as, así como de la tecnología. Aplican el marco BADIR (por sus siglas en inglés: Business question, Analysis plan, Data collection, Insights derivation, Recommendations) para cualquier análisis crítico, al tiempo que incorporan ciclos de validación rápida basados en el enfoque de “crear, medir y aprender”, lo que garantiza que las decisiones importantes se construyan sobre preguntas bien formuladas, datos fiables y recomendaciones sólidas. Entienden que el smartworking es una cultura que promueve la idea de “trabajar mejor, no más”, combinando la autonomía, propósito y resultados. La información circula con fluidez como base para la reflexión y la mejora continua, porque la cultura se basa en la confianza, no el control.

Las herramientas están a su servicio, no al revés. Opera desde una única plataforma que integra numerosos softwares, donde los datos se conectan entre sí, se automatizan tareas rutinarias, se reciben sugerencias de IA para la realización de informes complejos y se accede fácilmente a recursos informativos o formativos sobre todo tipo de cuestiones. Dispone de visualizaciones clarasy  adaptadas al tipo de decisión que debe tomar, y cuenta con asistentes virtuales (bots) que le ayudan a extraer información, en segundos, de una ingente cantidad de documentos y/o grandes volúmenes de datos. Todo está alineado: las versiones de los documentos están actualizadas y controladas, las herramientas que se utilizan son auditadas periódicamente y todo el entorno digital está diseñado para colaborar de forma eficiente gracias a una política clara de gobernanza de la información. Sus decisiones no toman en base a intuiciones del tipo «tengo la impresión de que…«, sino con la solidez de un «los datos indican que…«.

Decidir con sentido, actuar con criterio

En definitiva, transformar el ruido en valor no es una utopía tecnológica, sino una posibilidad real. No se trata de acumular más datos, sino de cambiar la forma en que pensamos, trabajamos y decidimos. La pregunta no es si tenemos suficiente información, sino si tenemos la que necesitamos y si la estamos usando bien. En Auren, ayudamos a las organizaciones a dar ese salto: del exceso de datos al conocimiento útil, de la saturación a la claridad. Si quieres que te acompañemos en este camino hacia un uso inteligente de la información, contáctanos.

Hugo Calvo, socio Auren Personas

NOTA: Este artículo ha sido elaborado utilizando Inteligencia Artificial para la búsqueda de datos, referencias bibliográficas, maquetación y corrección del texto.