El Acta Notarial es un instrumento que está tomando fuerza en el ámbito empresarial.

¿Qué es?

Se trata de un documento autorizado por un Escribano y que tiene por finalidad documentar hechos, actos o constatar cualquier circunstancia, dejando constancia de la fecha en la cual se realizó.

Este instrumento puede ser utilizado por la empresa como medio de prueba en cualquier momento.

Justamente con este objetivo es que las empresas solicitan al profesional la elaboración de las mismas.

Si éste documento adicionalmente es protocolizado adquiere una matriz y con ello el mismo perdura en el tiempo, aun cuando la empresa ha desaparecido o el escribano que la elaboro haya fallecido; pudiendo realizarse tantas reproducciones del documento como sea necesario.

¿Qué tipo de actas se pueden elaborar?

Existen diferentes tipos de actas: de constatación de hechos o situaciones, de obtener la declaración de parte o de terceros que brinden sus testimonios; de notificación, o actas de intimación.

A modo de ejemplo en una empresa un acta notarial puede ser útil como medio de prueba en diferentes situaciones como ser: intimar a un empleado a presentarse a desarrollar sus actividades habituales; a probar la notoria mala conducta; a un acreedor a pagar lo adeudado; intimación a cumplir un contrato; recabar los fundamentos de las resoluciones de una asamblea de directorio o de accionistas; comprobar daños producidos en una empresa sea por el motivo que sea.

Siguiendo con los ejemplos, el acta (“de constatación”) es un medio frecuentemente utilizado por las empresas constructoras al momento previo de iniciar una obra. La finalidad es realizar un relevamiento de las propiedades linderas y de sus eventuales problemas edilicios, a fin de que con posterioridad no existan reclamaciones por éstos de daños ajenos a la obra en construcción. En éste tipo de actas se suelen agregar fotografías o informes técnicos a fin de avalar lo expresado.

Esto mismo, es de aplicación a cualquier situación en cualquier rubro de actividad.

Cabe destacar que, como el acta notarial es un medio de prueba fehaciente, solo puede ser revocada por pruebas contundentes en contra que tachen de falsedad la misma.

En conclusión se debe decir que un acta notarial puede ser confeccionada en cualquier momento y circunstancia. Es aconsejable que la misma sea protocolizada por el Escribano, creándose así una matriz del documento que va a perdurar en el tiempo; convirtiendo al Acta notarial en un medio de prueba muy importante ante un eventual juicio o reclamación de la empresa o contra la empresa.