Un manual de procedimientos es un documento interno que tiene como finalidad establecer: \u00bfQu\u00e9?, \u00bfC\u00f3mo?, \u00bfQui\u00e9n? y \u00bfCu\u00e1ndo? deben realizarse los distintos procedimientos y tareas de acuerdo al cargo ocupado en cada empresa de forma ordenada y en base a lineamientos generales definidos por la Direcci\u00f3n.<\/p>\n
Usualmente nos encontramos con manuales de procedimientos muy completos y desarrollados de acuerdo a las distintas \u00e1reas y cargos en las empresas de porte.<\/p>\n
\u00bfCu\u00e1les son las principales ventajas de contar con \u00e9ste tipo de manuales?<\/p>\n
– Definen objetivos, tareas, procesos y\u00a0 responsabilidades, delimitando las funciones de acuerdo a cada \u00e1rea y cargo.<\/p>\n
– Uniformizan las tareas y la forma de trabajo entre las distinta \u00e1reas.<\/p>\n
– Definen pol\u00edticas institucionales internas y externas uniformes.<\/p>\n
– Describen las actividades de control definidas para los procesos.<\/p>\n
– Facilitan el proceso de capacitaci\u00f3n a la hora de contratar nuevo personal, generando ahorro de tiempo y recursos en el proceso de inserci\u00f3n.<\/p>\n
– Permiten visualizar los perfiles del personal a ocupar los distintos cargos, de forma que la empresa funcione de manera m\u00e1s eficiente.<\/p>\n
– Permiten medir el desempe\u00f1o y la productividad de acuerdo a las tareas asignadas.<\/p>\n
– Facilitan el proceso de delegaci\u00f3n de tareas por Gerencia y por \u00e1rea a reportar a la Direcci\u00f3n.<\/p>\n
Las empresas de menor porte, no siempre cuentan con manuales de procedimientos definidos dado que no parecen necesarios cuando el volumen de tareas o la cantidad de empleados no es significativa. De todas formas, es de vital utilidad que estas empresas de forma m\u00e1s \u201cinformal\u201d puedan ir documentando sus procedimientos, lo que se espera de cada una de las funciones existentes, las caracter\u00edsticas m\u00ednimas que deber\u00edan cumplir los funcionarios (formaci\u00f3n, experiencia, entre otros).<\/p>\n
La formalidad\u00a0 no deber\u00eda estar por sobre la relevancia del instrumento y la palabra \u201cmanual\u201d no deber\u00eda generar la idea que ese instrumento es para empresas grandes. Un simple bibliorato, ordenado por procesos y funciones con las descripciones de lo que se debe hacer, ya es de por s\u00ed, una aproximaci\u00f3n al manual.<\/p>\n
Es importante contar con manuales de procedimientos de acuerdo a las distintas \u00e1reas y cargos si la empresa se encuentra en un proceso de crecimiento, debido a que en ese \u00a0momento comienzan los conflictos de delimitaci\u00f3n, duplicaci\u00f3n y falta de uniformidad en las tareas y las responsabilidades. La empresa se encontrar\u00e1 mejor posicionada a la hora de contratar y asignar nuevo personal de acuerdo a los perfiles necesarios para los cargos, teniendo procedimientos y pol\u00edticas claras, con \u00a0responsabilidades delimitadas en un ambiente de control definido de acuerdo a las necesidades de la Direcci\u00f3n.<\/p>\n
En conclusi\u00f3n, los manuales de procedimientos son importantes para que una empresa trabaje con recursos id\u00f3neos para cada tarea, con mayor eficiencia y colaboran a mejorar el ambiente de control. Son de utilidad tanto en empresas de porte y\/o peque\u00f1as, ayudando a solidificar la capacidad de poder enfrentarse a un proceso de crecimiento sin fracasar en el intento.<\/p>\n
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