El caso que encendió una alarma que venía sonando en silencio

En los últimos días se conoció una investigación que conecta el faltante de anestésicos en una institución de salud con su presunto uso fuera del ámbito asistencial y con la muerte de un profesional. Distintos medios describen que el hospital detectó un faltante y, tras una investigación interna, se identificaron personas presuntamente vinculadas, mientras que pericias habrían relacionado lotes con sustancias halladas en el marco de la causa.

Más allá del impacto del hecho (y de su gravedad humana, sanitaria y ética), el episodio pone en primer plano algo que en muchas organizaciones se vive como ruido operativo hasta que se transforma en crisis: la fragilidad del circuito de medicamentos e insumos (especialmente los controlados) dentro de los hospitales, y la dificultad para sostener una trazabilidad punta a punta que sea real, verificable y auditable.

Trazabilidad no es solo un tema regulatorio: es un tema de seguridad y de sustentabilidad

Argentina cuenta con un Sistema Nacional de Trazabilidad de Medicamentos que busca identificar de manera unívoca cada unidad y seguir su recorrido (desde su elaboración hasta su dispensación), fortaleciendo el control y reduciendo la circulación de productos ilegítimos.

Sin embargo, incluso cuando existe trazabilidad regulatoria en la cadena (laboratorio–distribución–dispensa), suele persistir una brecha crítica: lo que ocurre puertas adentro del hospital. Ahí es donde se juega el partido más complejo: múltiples depósitos, guardias, quirófanos, terapias, circuitos urgentes, devoluciones, descartes, fraccionamientos, sobrantes y consumos que no siempre quedan registrados con el nivel de detalle y oportunidad necesario. En el caso de sustancias controladas, los riesgos incluyen daño al paciente, fraude y exposición legal, además de desvíos difíciles de detectar sin vigilancia sistemática.

El verdadero “punta a punta”: de la solicitud de compra a la factura a la prepaga (o al particular)

Cuando hablamos de trazabilidad punta a punta en instituciones sanitarias, no alcanza con saber que el medicamento existe y llegó. El recorrido completo debería poder responder, sin ambigüedades, preguntas como:

• ¿Quién lo solicitó, por qué, con qué autorización y contra qué presupuesto?
• ¿Qué se compró (presentación exacta), a quién, a qué precio, con qué condiciones y lote/vencimiento?
• ¿Dónde se recibió, dónde se almacenó, quién tuvo acceso, qué movimientos tuvo y por qué?
• ¿A qué paciente se le administró, cuándo, en qué dosis, por quién y con qué respaldo clínico?
• ¿Cómo impactó en el costo del procedimiento/episodio y cómo se facturó (codificación, consumos, recupero)?

Lograr esto requiere, además de disciplina operativa, un lenguaje común de identificación y captura automática (por ejemplo, códigos de barras o RFID) que permita registrar producto/lote/vencimiento y vincularlo al paciente y al evento clínico.

Y, a nivel sistemas, se vuelve indispensable la interoperabilidad entre lo clínico y lo administrativo: que la administración de un medicamento (evento clínico) pueda dialogar con farmacia/stock, compras y facturación.

¿Por qué hoy falla tanto? Deficiencias típicas (y conocidas) del circuito

a) Variabilidad de insumos y complejidad del punto de atención

Un hospital administra miles de códigos entre medicamentos, descartables y dispositivos. Sin una identificación estandarizada y escaneo en el punto de consumo, la carga manual multiplica errores y omisiones.

b) Control de stock débil y ajustes como parte del proceso

Conteos incompletos, depósitos periféricos sin responsable claro, reposiciones “a ojo”, consumos sin salida formal y ajustes para hacer cuadrar son señales de un sistema que no está cerrando el circuito. Donde hay sustancias controladas, las guías internacionales recomiendan vigilancia, auditoría y trazabilidad de cadena de custodia para prevenir y detectar desvíos.

c) Layout hospitalario y logística interna que conspiran

No es menor: la arquitectura y los flujos importan. Depósitos lejos del punto de atención, circuitos de urgencia sin abastecimiento seguro, falta de responsables por servicio o carros mal diseñados empujan a atajos. La tecnología puede ayudar, pero si el proceso obliga a saltearse pasos, la trazabilidad se rompe igual.

d) Historia clínica digital mal integrada con administración y control

Una HCE puede ser excelente clínicamente y, aun así, no conversar con farmacia, inventarios, compras y facturación. El resultado: se administra, pero no queda bien registrado para consumo/costo/recupero, o queda en un lado y no impacta en el otro. La interoperabilidad busca justamente que los datos clínicos y administrativos puedan intercambiarse y usarse sin volver a cargar de forma manual.

e) Poca inversión (o inversión mal orientada) en sistemas y analítica

Sin integración, sin captura automática y sin tableros de control, los problemas aparecen tarde. En materia de desvío de controlados, organismos y guías insisten en usar tecnología y monitoreo activo (dispensación, registros, patrones) como parte de un programa integral.

f) Desconexión entre el mundo médico y el mundo administrativo

Cuando la administración percibe el consumo como costo y el equipo clínico lo vive como necesidad urgente, suele aparecer una grieta cultural. La trazabilidad punta a punta es, precisamente, el puente: garantizar disponibilidad y seguridad del paciente, sin resignar control, transparencia y recupero.

5) Qué se puede (y se debe) trabajar: procesos + tecnología + personas, en conjunto

La buena noticia: esto tiene solución, y no es ciencia ficción. Hay instituciones que muestran avances al integrar farmacia/stock con historia clínica digital y seguimiento desde ingreso hasta administración, con control en tiempo real, lotes y vencimientos.

Lo importante es entender que no alcanza con comprar un sistema. Se necesita un rediseño del circuito y una arquitectura de datos que lo sostenga.

Por qué es urgente (y cómo empezar sin quedar paralizados)

El caso que disparó esta conversación muestra que, cuando fallan los controles, el impacto no se limita a pérdidas: puede comprometer seguridad del paciente, reputación institucional y continuidad operativa. Y en un contexto donde reguladores buscan fortalecer trazabilidad y monitoreo, la brecha interna se vuelve cada vez menos tolerable.

Una hoja de ruta práctica:

• Diagnóstico de circuito y riesgos por servicio (quirófano/UTI/guardia primero).
• Normalización de maestros (productos, presentaciones, equivalencias, unidades).
• Conteos cíclicos en depósitos críticos + control de devoluciones/mermas.
• Tablero mínimo: consumo vs. stock vs. facturación
• Implementación tecnologías de escaneo como GS1/2D (o RFID donde aplique) y BCMA.
• Integración por eventos (administración/dispensa) con HCE y facturación usando estándares.
• Programa formal de prevención de desvío para controlados: políticas, auditoría, vigilancia, respuesta.

La trazabilidad como “columna vertebral” de la gestión sanitaria

Lo ocurrido no debería leerse solo como un escándalo: es, sobre todo, un recordatorio de que la medicación y los insumos son el punto donde se cruzan clínica, seguridad, costos y financiamiento. Y si ese punto está opaco (si no sabemos con precisión qué entra, dónde está, quién lo usa y a quién se le imputa), la organización queda expuesta.

La oportunidad está clara: rediseñar el circuito con personas capacitadas, procesos robustos y tecnología habilitante para lograr trazabilidad real, control de gestión y recupero, sin cargarle más peso al equipo clínico, sino sacándole fricción. Porque en salud, cuando la trazabilidad falla, lo que está en juego nunca es solo el stock.

Por Micaela Puebla, Líder de Consultoría de Auren Argentina