En materia de conservación de los libros y papeles del comerciante, consagra el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 que los mismos deberán ser conservados por un período de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Al respecto, la Superintendencia de Sociedades aclaró que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, a saber: (i) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta; (ii) Que el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y (iii) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

En dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. Así, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente los documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de 10 años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.

Finalmente, importante recordar que para propósitos tributarios, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 estableció que el período de conservación de los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, así como informaciones y pruebas, a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario (5 años), será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados.