Marion Triess (marion.triess@rtg-auren.de), Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin. Mitglied des Auren-Teams VAT Experts – unsere Experten für Umsatzsteuer national und international.
Die Pflicht, bei Barverkäufen einen Beleg auszuhändigen, gilt bei allen elektronischen Kassensystemen. Ausnahmen für Vereine gibt es nicht. Erfahren Sie deshalb angesichts der am 21.06.2021 aktualisierten FAQ des Bundesfinanzministeriums, was für Sie wichtig ist.
Die Belegabgabepflicht besteht immer dann, wenn der Verein – wie jede andere Organisation – für die eigenen Verkäufe ein elektronisches Kassensystem nutzt (§ 146a Abs. 2 AO). Die entsprechende gesetzliche Regelung besteht bereits seit 2017 und muss seit Januar 2020 umgesetzt werden. Deswegen werden alle Neugeräte über die entsprechenden Funktionen verfügen.
Sind also bei Ihrem Verein, unabhängig davon, ob gemeinnützig oder nicht, eine oder mehrere elektronische Registrierkassen im Einsatz, muss jeder „Käufer“ einen ausgedruckten Bon erhalten. Der Kunde muss den Bon nicht mitnehmen. Statt eines Papierausdrucks kann auch ein digitaler Beleg erstellt werden, wenn der Käufer zustimmt (z. B. per Mail oder über das Handy). Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen. Ein späterer Versand ist nicht zulässig.
Praxistipp: Für „offene Ladenkassen“ – das sind alle nicht elektronischen Barkassen – gibt es keine Belegausgabeverpflichtung. Ihr Verein kann jederzeit zu einer solchen Kasse wechseln. Das empfiehlt sich dann, wenn die Umrüstung vorhandener Kassen oder eine Neuanschaffung für Sie nicht in Frage kommt.
Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist zwar nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass Ihr Verein seine steuerlichen Aufzeichnungspflichten verletzt hat. Die Folge wäre eine Schätzung des Umsatzes. Bei gemeinnützigen Vereinen kann damit schlimmstenfalls der Entzug der Gemeinnützigkeit verbunden sein, weil kein ausreichender Nachweis über die Mittelherkunft und Verwendung erfolgt.
Können Sie sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen? Grundsätzlich kann das Finanzamt Ihren Verein auf Antrag „aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen“ von einer Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 AO). Eine Befreiung ist aber nur möglich, wenn durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte entsteht. Die entstehenden Kosten allein sind keine sachliche Härte.
Bisher gibt es keine Vorgaben der Finanzverwaltung, in welchen konkreten Fällen eine solche Befreiung erteilt wird. Nach Auffassung des BMF ist die Frage, ob eine solche Härte vorliegt, im Einzelfall zu klären und von den Finanzämtern vor Ort zu prüfen.
Quelle: IWW Verlag
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