כבכול שנה, מתקרב המועד בו נדרשות הנהלות לגבש תכנית עבודה שנתית ולתקצב את שנת הפעילות הבאה – 2022. דומה שהפעם נדרש תהליך מקיף ומעמיק במיוחד בשל משברי השנה – שנתיים האחרונות. מאמר זה ממליץ להקדים ולהעמיק את תהליך בניית תכנית עבודה ותקציב רגע לפני השקעה באיסוף וניתוח נתונים עסקיים.
ארגון אג'ילי מגיב מהר לשווקים, לנסיבות משתנות ולצעדים שנוקטות חברות מתחרות. היכולת להגיב במהירות ובאופן מתאים לשינויים מהווה במקרים רבים תנאי הכרחי להצלחה ואף להישרדות.
תגובת הארגון תלויה בתרבותו הארגונית, במבנה שלו, באיכות תורת ההפעלה שלו, בסגנון הניהולי ובטכנולוגיה התומכת בפעילותו. רובד נוסף וקריטי הנו רמת ה"אינטליגנציה הארגונית" – נתונים, אמינות ואיכות הנתונים, מהירות זרימת המידע ולבסוף האופן בו הם 'מעובדים' כתוצאה מ'תהליכים עסקיים' בעלי זיקה לנתונים אלו.
מומלץ להעריך את מידת האג'יליות של הארגון או את הפוטנציאל לכך כבר בשלב גיבוש תכנית עבודה לשנת 2022. הערכת מידת האג'יליות של הארגון תאפשר הגדרת פרויקטים קטנים, ממוקדים ולו"ז קשיח, המשרתים את המטרה הגדולה.
מודל עסקי מגדיר את הרציונל כיצד הארגון מייצר ערך ומספק אותו ללקוחותיו וכן כיצד הוא מתכוון להרוויח כסף או לעמוד ביעדיו. המודל העסקי מגדיר את הדרך בה הארגון עושה "עסקים" עם לקוחותיו, שותפיו וספקיו, אוסף הפעילויות שהארגון מבצע כדי לספק את הצרכים הנתפסים של השוק ומה הקשרים בין הפעילויות ומי מבצע אותן (הארגון, השותפים העסקיים וכד').
ארגונים רבים נדרשים לשינוי 'מודל עסקי' בעקבות אירועי השנה – שנתיים אחרונות וכן על מנת לשרוד תחרותית בשוק המקומי והבינלאומי. חשוב לקחת זאת בחשבון במהלך היערכות ותכנון השנה העסקית הבאה.
מודל עסקי עתידי, הנו לעתים מודל 'משבש' היינו נדרש המשך פיתוח מודל עסקי קיים ובו בזמן חיפוש מודל עסקי חדש, שמתאים להתמודדות עם אתגרי העידן הדיגיטלי. החברה נדרשת לתהליך למידה מורכב.
אפיון מודל עסקי דורש היכרות מעמיקה לגבי מיהם הלקוחות? מהם ערוצי הקשר אתם? מהו
היצע המוצרים ו/או השירותים? ומהם התהליכים העסקיים הקיימים? תחזיות, ורמת ודאות
גבוהה. כמו כן נדרש ניתוח חכם של נתונים.
הערכת ביצועי הארגון כחלק מתכנית העבודה השנתית
להלן הנושאים / תחומים אותם מומלץ להעריך כבסיס לתיעדוף בתכנית עבודה ותקציב 2022:
הגדרה אפשרית של בגרות ארגונית הנה: מערכת של משמעויות משותפות לחברי הארגון שמבחינה בינו לבין ארגונים אחרים (Miron, Erez & Naveh, 2004).
במסגרת הערכת ביצועי הארגון חשוב להתייחס בין היתר ל: מבנה ארגוני קיים בארגון (במובן הרחב של ההגדרה), היצמדות להחלטות וניהול משימות, רמת הנראות של מוצרי ותוצרי הארגון, מידת החדשנות הקיימת, עבודת צוות, תמיכה, תחרותיות, פיתוח עובדים ותגמולם, קשרים חברתיים, דגש על הפרט, הסתגלות הארגון למצבים משתנים, ניהול סיכונים, גמישות ועוד.
הערכה האם מוגדרים יעדים עסקיים ? האם קיימת אמנת שירות ברורה ומספקת בין הארגון ללקוחותיו ? האם קיימת אמנת שירות ברורה ומספקת בין יחידות הארגון (לקוחות פנימיים), איך עומדים הבצועים ביחס ליעדים ולאמנות השירות ?
הערכה האם המודל העסקי הקיים מספק מענה ליעדים ? האם מודל זה הולם את השווקים החדשים אליהם מבקש הארגון לחדור ? מהם השינויים הנדרשים ? הערכת ההשקעה הנדרשת לצורך שינוי מודל עסקי, מה מאפיין את היחסים בין הארגון ללקוחותיו, ספקיו ושותפיו ?
'תורת ההפעלה' סדורה
הערכת מכלול הנהלים, הוראות העבודה והגלופות המוחלים על תהליכי עבודה ותוצרים.
תפיסה ועקרונות העבודה: התפיסה הנהוגה הינה שיחידת הטכנולוגיה הפנים ארגונית תומכת בתהליכים ארגוניים וביעדים המשתנים של הארגון, תוך איתור הטכנולוגיות המתקדמות בשוק ורתימתן לקדום הפעילות.
היתרונות של המעבר לדיגיטל ידועים ומובנים. כך גם יתרונות של ארגון מוכוון נתונים.
השילוב של דטה ודיגיטל, זה מה שמעצים ומדייק את תהליכי העבודה ואף מביא להתייעלות וחיסכון. הדטה מהווה יתרון איכותי (מעין אקס פקטור) במסע הדיגיטלי.
הערכה האם הארגון נשען על נתונים (DATA) לצורך קבלת החלטות ?, האם הנתונים 'שלמים' ? האם הנתונים איכותיים, האם קיים מודל ארגוני לנתונים, האם קיימת טכנולוגיה דיגיטלית לקידום ושיפור השימוש בנתונים ? האם מתבצעים תהליכי 'חיזוי' מבוססים על נתונים ?
הערכת מידת החיבור בין ה- IT והעסק, הצורך בהמשך מימוש טרנספורמציה דיגיטלית כמפתח לעתיד הארגון. הערכה האם קיימת תכנית / פרוגרמה לקידום ושיפור הטכנולוגיה – מערכות מידע, תשתיות, דיגיטל ? האם ישנה נכונות מצד הארגון לשלב חדשנות בתהליכי עבודה ? מהי מידת שביעות הרצון של לקוחות פנימיים – לקוחות חיצוניים – שותפים ממערך המחשוב ? האם מושקעים מאמצים להעצמת הטרנספורמציה הדיגיטלית בארגון ? האם קיימים פתרונות / תכנון בהקשרים המרכזיים הבאים? אבטחת מידע, המשכיות עסקית, דטה סנטר, פתרונות SAAS – תוכנה כשירות (אפשרות לרכישת שירותי IT), ענן ומשאבי אנוש בתחום הטכנולוגי ?
האם תהליכי קבלת ההחלטות בארגון מתבצעים במידה מספקת? האם החלטות מבוססות מידע מתאים? האם מתבצעים תהליכי מעקב מימוש החלטות? האם מתבצע ניטור למידת תרומת ההחלטות לקידום מטרות ומשימות שהוגדרו? האם קיימות החלטות המבוססת על תחזיות?
בניית תכנית עבודה ותקצוב לשנת 2022
תהליך בניית תכנית עבודה ותקצוב שנתי איננו נדון במאמר זה. להלן הדגשים כלליים המוכוונים לתחומי שינוי ארגוני, שיפור ושכלול מערך ה- IT בארגון. את תוצרי שלב הערכת ביצועי הארגון יש לתרגם ל:
חברות השואפות לזנק בעסקיהן בשנת 2022, אם מדובר בפריצה לשוק מקומי חדש או פעילות עסקית
חדשה בחו"ל, נדרשות לבחינה והערכה של הביצועים שלהן – הן ברמה הארגונית-ניהולית- תפעולית
והן ברמה הטכנולוגית. המומחים של Auren ישראל כאן בכדי ללוות אתכם בשלב הערכת הביצועים,
להוביל 'שולחנות עגולים', סיעורי מוחות רלוונטיים ובהמשך ליצור אתכם את תכנית העבודה והתקצוב
לשנת הפעילות הבאה.
ליצירת קשר:
מנשה הרשטיק
menashe.hershtik@auren.co.il
מנהל תחום שילוב מערכות טכנולוגיות וחדשנות בארגונים