ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL SECTOR PÚBLICO

16/12/2015

La Administración de Proyectos es la aplicación del conocimiento, herramientas, habilidades y técnicas para lograr con éxito la conceptualización, preparación, ejecución y operación de un proyecto. Fases que difícilmente se cubren a cabalidad en el Sector Público dada la departamentalización de las tareas dentro de la institución y entre diversas instituciones que participan en el Ciclo de Vida del Proyecto.

Administrar un proyecto en la Administración Pública incluye las siguientes tareas:

  • I.Identificar requerimientos
  • II.Establecer objetivos claros y alcanzables
  • III.Lograr un balance entre calidad, alcance, tiempo y costo del Proyecto.
  • IV.Adaptar especificaciones, y planes, y encauzar las diferentes opiniones y expectativas de los involucrados en el Proyecto.

Coloquialmente suele utilizarse el término de “Gerenciamiento de Proyectos” como equivalente a la práctica de Administración de Proyectos; es así que en la mayoría de los casos es usado para describir la organización de un proyecto o un grupo de proyectos. De igual manera, el concepto es empleado para describir la supervisión de obra, de proyecto o de supervisiones integral de ambos componentes; no obstante, estas referencias se han distanciado del planteamiento metodológico que establece el Project Management Institute(PMI, por sus siglas en inglés). Entre las prácticas más comunes e incorrectas se encuentra utilizar el concepto de “Gerenciamiento” a una tarea de proyecto que no se realiza dentro del Sector Público y que se encomienda a un agente externo al mismo.

Para un mejor planteamiento del tema, abordemos dos aspectos para analizar lo antes señalado:

  • 1.Responsabilidad Pública:
  • ¿Quién es el responsable de Administrar el Ciclo de Vida de un Proyecto en el Sector Público?
  • ¿Quién controla que el Proyecto mantenga un balance adecuado entre la calidad, alcance, tiempo y costo?

La respuesta es contundente, en el Sector Público nadie es responsable de la Administración del Proyecto ya que diversos departamentos como el técnico, financiero y legal controlan segmentos parciales del Proyecto e intervienen en distintas fases del Ciclo de Vida del Proyecto. Ningún departamento o área se encarga de brindar al Proyecto un seguimiento integral a lo largo de su Ciclo de Vida.

  • 2.Concepto del Proyecto:
  • ¿En el Sector Público se abordan los aspectos operaciones y de mantenimiento del Proyecto?
  • ¿Existe un análisis de alternativas para determinar el alcance óptimo del Proyecto?
  • ¿Se emplea con claridad y objetividad el concepto de Proyecto?

En la mayor parte de las ocasiones, en el Sector Público se tiene una concepción limitada sobre el Proyecto. Una vez que termina la etapa de construcción e inicia la etapa operativa, ésta se realiza de manera desordenada descuidando los aspectos operacionales, lo cual tiene un efecto directo en el deterioro de los activos públicos en el tiempo. Por otra parte, no existe un análisis de alternativas para optimizar el alcance del Proyecto, simplemente se presta mayor atención y jerarquía a los compromisos políticos del entorno. Aunado a lo anterior, el Sector Público actúa por imitación de proyectos, copiando los prototipos y referencias de otras Entidades Públicas. Finalmente, se mantiene una conceptualización errónea de la palabra Proyecto, con frecuencia este concepto se reduce a “expediente técnico y obra”.

Debido a las prácticas anteriores, un reto importante para el Sector Público es el aplicar el concepto de Administración de Proyectos a inversiones de gran envergadura, siguiendo los estándares internacionales del PMI y dejando el quehacer en profesionales certificados con capacidad comprobada.

Si bien los fundamentos y estándares del PMI nacen y son empleados principalmente en el Sector Privado, su metodología y sus prácticas aplicadas al Sector Público pueden mejorar y permitir la correcta definición, control y administración del alcance, tiempo y costo de los proyectos públicos.

En Auren somos expertos en la aplicación de la metodología de Administración de Proyectos a proyectos del Sector Público y en definir adecuadamente el alcance, organizar las actividades e integrar los mejores equipos para así manejar los cambios y diseñar estrategias para mitigar, transferir o eliminar los riesgos que se presenten a lo largo del Ciclo de Vida de un Proyecto.

Para mayor información de los servicios que brindamos a instancias gubernamentales, estamos a sus órdenes en nuestras diversas formas de contacto.


Luis Mayorga Muñiz

Socio de Auren México experto en Planeación Gubernamental y Administración de Proyectos

Oficina Auren Bajío

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