Tal vez ni siquiera lo recuerdas. Nóminas es una de esas funciones que se vuelven transparentes, nadie las nota…hasta que fallan.

Ese día todo fue un caos, mi sueldo estuvo mal, nadie me explicó, todos los demás estaban igual, creen que es su dinero, lo defienden como si lo fuera, y yo sin poder pagar la colegiatura…

Nadie recordamos a Nóminas pues nuestro salario llega como esperamos y si no llega como esperamos es claro el motivo al revisar el recibo. Ahora, cuando no llega como esperamos o cuando no entendemos lo que sucedió con nuestro pago, el problema es muy grande pues además del propio problema habrán involucradas pasiones, estaremos enojados.

Las nóminas son un proceso complejo que implica administración, contabilidad, cálculos fiscales para con varias entidades fiscales y sus correspondientes leyes, herramientas electrónicas y múltiples variables adicionales.

• Administración. Una base de datos con los empleados actuales y pasados, sus datos generales, sus compensaciones históricas (cada una de ellas), expedientes documentales, incidencias diversas. Programar pagos de nómina, de impuestos y de proveedores relacionados.
• Incidencias. Simples como el ausentismo o las vacaciones, complejas como bonos de productividad, asistencia o puntualidad, comisiones, bonos diversos. Horarios diurnos,  nocturnos y mixtos, permisos legales como maternidades o económicos como el festival de la escuela.
• Contabilidad. Cada nómina merece registro contable de cada pago contra el banco, cada salario contra gastos, cada impuesto contra un pasivo, algunas incidencias, además, contra bases de datos para otros fines (productividad, p.e.). Registros de forma tal que podamos demostrar a cada autoridad cómo calculamos y pagamos sus contribuciones además de las demás contribuciones (que no le interesan de ninguna forma a esta autoridad).
• Impuestos. Impuesto sobre la renta, Seguro Social, Infonavit, Fonacot, Impuesto estatal. Otras deducciones similares como pensiones alimenticias, cuotas a sindicatos.
• Sistemas para cálculo de la nómina, asistencias, timbrado, contabilidad, tesorería.
• Otras. La frecuencia de pago (semanal, catorcenal, quincenal, decenal), confidencialidad, transparencia con límites de discreción, administración de conceptos extraordinarios como bonos, oportunidad en los cálculos y pago; préstamos, cálculo de intereses y descuentos. Expedientes y emisión cálculos individuales.

Además de lo anterior, debe estudiar, no puede no estar al corriente de lo que afecta a las nóminas, ¡claro que no!. Y todo esto por medio de un auxiliar que nos cuesta $12,000 al mes. Ojalá que no se enferme, por supuesto, no puede renunciar (no es esclavitud, es voluntario).

La complejidad operativa y técnica que implica calcular y pagar nóminas de manera adecuada es algo que no puede estar en manos de un “auxiliar”. Usualmente las empresas no tienen grandes presupuestos para estos puestos, sin embargo, las expectativas son muy elevadas. Un auxiliar sin vida familiar, sin tiempo libre, sobre saturado tiene en sus manos el paro de la empresa (pensar que dejar de pagar la nómina implica que el día siguiente no se trabajará en la empresa, todo será un caos y habrá filas en el escritorio del auxiliar que, además, estará corriendo para cumplir a tiempo con el pago del IMSS).

El tiempo para estudiar y continuar preparándose será, por lo menos, escaso. Esto por no hablar de enfermedades y renuncias. Lo mas grave, el jefe del auxiliar seguramente no tendrá la capacidad técnica para supervisar el trabajo del auxiliar y, menos aún, suplirlo por una ausencia, un periodo vacacional, por ejemplo.

Cuando las empresas reconocen la dificultad (si no imposibilidad) práctica de mantener esta función en casa de manera óptima es que las empresas contratan el servicio de cálculo de nómina y dejan de preocuparse innecesariamente sobre la habilidad técnica, la suplencia de personal, estudiar nuevos pronunciamientos técnicos, adquirir y mantener software, configurarlo, definir los algoritmos de cálculo de cada partida de nómina, etc. El servicio es más costoso que un auxiliar, pero es una solución verdadera. En un sentido amplio, el servicio adecuado es mas barato, una cuestión de perspectiva.

Pregunta a Auren, podemos orientarte.

Abraham Arcos / Auren México