Las Empresas han tenido que empezar a trabajar en modo remoto súbitamente.

Esta situación seguramente ha dejado en descubierto algunas indefiniciones que existían en la manera de trabajar (Procesos) pero que eran resueltas fácilmente por las personas al encontrarse cerca físicamente.

En este nuevo contexto, esa facilidad se verá afectada y es posible que los flujos de trabajo también se vean afectados, generando demoras y confusión.

El peligro es creer que la confusión y la demora ha sido generada por el cambio en la modalidad de trabajo, en vez de identificar la causa raíz: “Procesos poco claros!”

Si se cae en esa trampa, se le va a generar mayor estrés al Equipo, lo cual impacta en generar más confusión y demoras, terminando en una espiral negativa de improductividad.

¿Cuál es la solución?

Cuando detecte que los trabajos se “traban” o demoran por causas que antes no existían, y el origen no es técnico (por ejemplo: un sistema al cuál no se está pudiendo acceder de forma remota), pregunte al equipo:

• ¿Es un proceso repetitivo, con tareas manuales y de alto volumen? (Ver imagen 1)

Si la respuesta es “SI”, recomendamos avanzar con una iniciativa de Robotic Process Automation (RPA), que hace posible automatizar un proceso en sólo 3 semanas (en la imagen 2 mostramos algunos Procesos que las “Buenas Prácticas” recomiendan como viables para automatizar).

Automatizar un proceso no significa perder control sobre el mismo. Se pueden automatizar las tareas repetitivas y dejar un control humano para validar los pasos que la Empresa considere relevantes.

Si la respuesta es NO, pregunte al equipo: ¿Está definido este proceso formalmente? ¿Está documentado? ¿Está actualizado?

Si está definido, documentado y actualizado, refuerce la comunicación, enviando un recordatorio a todos los involucrados, haciendo hincapié en “qué” debe entregar cada jugador del Proceso y “cuándo”.

Si NO está definido, documentado o actualizado, pregúntese ¿Si ayudaría a facilitar el trabajo hacerlo? (la evidencia muestra que “SI”).

Ante un rotundo “SI”, conforme rápidamente un Equipo con 1(un) Analista de Procesos y un Usuario Referente de la Empresa para definir / documentar y actualizar el Proceso en 1 (una) semana de trabajo.

Árbol de decisiones para la Automatización de Procesos

Algunos Procesos viables para Automatizar

Por Hugo Aguilo, Responsable de Procesos de Estrategia e Innovación