Criterios de uso de los dispositivos digitales en su empresa

21/02/2019

Como bien sabrá, desde diciembre del año pasado está en vigor una nueva Ley Orgánica de Protección de Datos, que sustituye a la LOPD de 1999 que había quedado desfasada tras la aprobación del Reglamento europeo correspondiente (conocido como RGPD).

Lo que quizá no sepa es que la nueva LOPD no solo trata aspectos relativos al tratamiento de datos personales, sino que incluye referencias a lo que llama garantía de los derechos digitales.

Entre esos derechos se regula cómo se protege la intimidad de los trabajadores cuando usan dispositivos digitales en el ámbito laboral. Por ejemplo: ordenadores portátiles, móviles de empresa, tabletas, etc.

Es importante que conozca la regulación que existe, dado que se trata de una situación normativa nueva y a la que, por tanto, quizá su empresa no esté adaptada.

En este sentido, necesita saber que, como punto de partida, los trabajadores tienen derecho a la protección de su intimidad cuando usan los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador. Por tanto, cualquier medida que se adopte dentro de la organización, y que haga referencia al uso de estos dispositivos, deberá tener en cuenta este principio general.

Sin embargo, la LOPD-GDD permite monitorizar el uso de los referidos dispositivos, como parte de las potestades de control del empleador. Lo que pasa es que dicho control debe hacerse de una forma muy concreta.

Si el empleador desea controlar dichos dispositivos, para empezar, deberá haber desarrollado unos criterios de uso de los mismos. Esos criterios deberán estar a disposición de los trabajadores; de hecho, se les deberá haber informado obligatoriamente del contenido de dichos criterios.

Los criterios de uso deberán hacer referencia, como mínimo, a los siguientes aspectos:

– Qué usos están autorizados.

– Qué medidas se ha adoptado para preservar la intimidad de los trabajadores.

– En su caso, en qué periodos pueden usarse los dispositivos para fines privados.

Además de este contenido mínimo, la LOPD-GDD incorpora otra obligación igual de importante: en la elaboración de los criterios de uso de dispositivos digitales deberán participar los representantes de los trabajadores.

En otras palabras, no serán válidos los criterios de uso en los que estos representantes no hayan tomado parte, o en los que su papel haya sido demero testigo“, sin tener posibilidades reales de recomendar modificaciones a los criterios.

Esto no quiere decir que haya que aceptar todas y cada una de las recomendaciones de los representantes de los trabajadores. Pero sí que se deberá oír su voz antes de presentar el documento final que contenga los criterios de uso.

Como conclusión, si en su empresa desea controlar el uso de dispositivos digitales deberá contar con el documento de criterios de uso, redactado según las exigencias legales que acabamos de analizar en este artículo.

Si desea más información al respecto, estaremos encantados de proporcionársela.

Fabián Plaza Miranda, Auren Abogados y asesores Fiscales

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