AUREN COLOMBIA, esto es AUREN COLOMBIA S.A.S. con NIT. 900.733.238-6, AUREN CONSULTORES MEDELLIN S.A.S., con NIT. 900.347.225-5, AUREN AUDITORES Y CONSULTORES S.A., con NIT. 830.069.788-3, AUREN ASESORES CORPORATIVOS S.A.S. con NIT. 806.000.527 – 3 y AUREN LEGAL E IMPUESTOS S.A.S. con NIT 901.613.791 – 7, con domicilio, correo electrónico y teléfono señalado en la sección XIV de la presente política, en adelante AUREN COLOMBIA, cuyo objeto social es la prestación de servicios relacionados con asesorías contables, legales, tributarias, financieras y auditorías, comprometida con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la protección de los datos personales que se encuentran almacenados en sus bases de datos, actuando de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y en calidad de Responsable y/o Encargada del tratamiento de los datos personales, se permite informar a los titulares cuyos datos personales, almacena y trata, dentro de los cuales se encuentran sus trabajadores, clientes, accionistas, proveedores y en general a todos los titulares de la información personal que trata AUREN COLOMBIA, sobre el contenido de las presentes políticas de tratamiento de datos personales.
De conformidad con lo anterior, el objeto de la presente Política es garantizar por parte de AUREN COLOMBIA. la protección del derecho fundamental de HABEAS DATA y permitir su ejercicio por parte de los titulares de la información, así mismo dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de AUREN COLOMBIA o sean susceptibles de ser conocidas por ésta, en virtud de las relaciones laborales o comerciales. De esta manera, AUREN COLOMBIA actuará en calidad de Responsable, en los casos en los cuales ella misma almacena y trata los datos personales y en calidad de Encargada, cuando realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Para los efectos de la presente política, a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.
AUREN COLOMBIA, actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales, de acuerdo con los principios rectores, establecidos en la Ley 1581 de 2012:
Los datos que trata AUREN COLOMBIA, han sido obtenidos en razón a las diferentes relaciones contractuales que establece en el desarrollo de su objeto social.
En este sentido, las actividades de tratamiento que ejecuta AUREN COLOMBIA, sobre sus bases de datos, comprende la recolección, consulta, recopilación, evaluación, catalogo, clasificación, orden, grabado, almacenamiento, actualización, modificación, aclaración, reporte, informe, análisis, uso, circulación, suministro, supresión, procesamiento, transmisión, transferencia y en general la manipulación de los Datos Personales que le suministre el Titular por cualquier medio.
La información personal comprende la identificación, nombres, datos de ubicación, correo electrónico, número celular, entre otros datos asociados a personas naturales cuya autorización, ha sido obtenida de forma previa, libre, expresa, clara e informada. AUREN COLOMBIA, podrá sin previa autorización por parte del titular, tratar los datos de carácter público.
La recolección y tratamiento de los datos personales, podrá realizarse por correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
AUREN COLOMBIA dispone de mecanismos tecnológicos y organizacionales para conservar la seguridad de la información, evitando de esta manera la perdida, acceso no autorizado, divulgación o uso indebido de la información.
A continuación, se describe de manera general y especifica por cada grupo de titulares, la finalidad del tratamiento de los datos personales por parte de AUREN COLOMBIA
Finalidades específicas del tratamiento de datos personales de los clientes.
AUREN COLOMBIA realiza el tratamiento de los datos personales de sus clientes, con las siguientes finalidades: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas. (ii) Proveer información sobre nuestros productos y servicios. (iii) Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros clientes. (iv) Llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social. (v) Realizar programas de fidelización y actualización de datos de clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros. (vi) Informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios. (vii) Enviar estados de cuenta de cartera. (viii) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción. (ix) Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. (x) adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data.
Finalidades específicas del tratamiento de las bases de datos de empleados y prestadores de servicio.
Los datos suministrados por los Empleados y/o prestadores de servicios a AUREN COLOMBIAtendrán como finalidad: (i) adelantar el proceso de selección para la contratación interna y externa. (ii) acceder la historia clínica ocupacional de los trabajadores, para dar cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. (iii) Utilizar sus datos biométricos como huellas dactilares para control de horario, así mismo estos datos podrán ser utilizados por AUREN COLOMBIAdurante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios. (iv) suministrar referencias laborales, afiliación o vinculación estratégica, tanto de ellos como de sus familiares. (v) expedir certificados laborales. (vi) realizar evaluaciones de desempeño y competencia. (vii) Realizar programas del área de recursos humanos. (viii) Entregar información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación laboral. (ix) Envío de información a las entidades de seguridad social y parafiscal. (x) en general gestionar la relación laboral o de prestación de servicios existente.
AUREN COLOMBIA, podrá solicitar adicionalmente a sus trabajadores, mediante un formato especial, la autorización para el tratamiento de los datos personales de sus hijos menores de edad y para el desarrollo de las siguientes finalidades: (i) afiliación a la seguridad social, cajas de compensación familiar y demás entidades cuya vinculación resulte necesaria en el marco de la relación laboral. (ii) realizar programas del área de recursos humanos (iii) otorgamiento de beneficios al grupo familiar. (iv) las demás finalidades análogas a las mencionadas, relacionadas con el desarrollo de la relación laboral.
Respecto de los datos personales recolectados y almacenados en procesos de selección tanto de trabajadores como de prestadores de servicio, AUREN COLOMBIA informa que los mimos, serán almacenados en un archivo o carpeta física o digital a la cual tendrá acceso el área de gestión humana o quien realice la gestión de la relación precontractual.
Finalidades específicas del tratamiento de las bases de datos de exempleados.
El almacenamiento de las bases de datos de exempleados, se realizará por un término de 5 años contados a partir de la finalización de la relación laboral, para el cumplimiento de las siguientes finalidades: (i) Conservación de documentos para responder frente a eventuales reclamaciones. (ii) Entrega de información a cualquier autoridad competente que lo requiera. (iii) Fines estadísticos y de evaluación de procesos (iv). Nuevos procesos de reclutamiento. (v) Cualquier otra eventualidad que se pueda presentar relacionada con la relación laboral.
Finalidades específicas del tratamiento de las bases de datos de los proveedores.
La finalidad del tratamiento de los datos personales de proveedores, serán las siguientes: (i) Desarrollar adecuados procesos de cotización y negociación. (ii) evaluar la calidad de los productos comprados. (iii) Adjudicación de contrato y servicios. (iv) Realización de pagos (v) Gestión contable, fiscal y administrativa. (vi) comunicación fluida en el marco de la relación comercial.
Finalidades generales de todas las bases de datos de los titulares de la información
AUREN COLOMBIA podrá tratar los datos personales que le suministren sus clientes, proveedores, empleados, accionistas y otros terceros con las finalidades de: (i) Gestionar la relación precontractual, contractual y postcontractual de naturaleza comercial, civil, laboral y de cualquier otra índole; (ii) Verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones; (iii) Satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se proyecta establecer; (iv) Suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; (v) Administrar y operar el producto o servicio contratado, lo cual comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación jurídica, así como todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación de la misma; (vi) Documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectivo; (vii) Verificar y confirmar la identidad y contacto; (viii) Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que AUREN COLOMBIA presta en desarrollo de su objeto social; (ix) adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; (x) AUREN COLOMBIA podrá tomar la huella digital, obtener imágenes de las cámaras de seguridad o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes, proveedores, empleados y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad. (xi) AUREN COLOMBIA podrá entregar los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que AUREN COLOMBIA se relacione por vínculos de participación accionaria o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que AUREN COLOMBIA no está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de AUREN COLOMBIA mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos. De igual forma, los datos personales de los clientes, empleados, prestadores o cualquier otra persona de quien se tengan datos personales, serán usados por AUREN COLOMBIA con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data y protección de datos personales.(xii) Realizar estudios y análisis con fines estadísticos para planteamiento de estrategias y toma de decisiones de la compañía (xiii) Envío de comunicaciones y notificaciones de carácter comercial, institucional y general relacionada con las operaciones de la compañía, por cualquier medio de comunicación.(xiv) Consultar y comprobar la información personal mediante el cruce de información con otras bases de datos, bien sea privadas y públicas como centrales de riesgo crediticio, listas de control nacional e internacional de lavado de activo. (xv) Estudio en prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo/ grabaciones. (xvi) Uso de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal del titular, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por EL RESPONSABLE en toda su infraestructura y/o Sociedades en los cuales EL RESPONSABLE tenga alguna participación, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos internos, judiciales, extrajudiciales, o administrativos que surta en los que el Responsable y/o Sociedades en los cuales EL RESPONSABLE tenga alguna participación, sean parte o estén vinculados de cualquier forma
Los titulares cuyos datos trate AUREN COLOMBIA, tendrán derecho a:
Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En el tratamiento de los datos personales, se asegurará el respecto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, o se obtenga autorización de su representante y siempre y cuando se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
AUREN COLOMBIA, actuará con la mayor diligencia y cuidado en el tratamiento de los datos de niños y adolescentes.
De conformidad con la definición de datos sensibles, AUREN COLOMBIA se abstendrá de realizar el tratamiento de este tipo de datos, salvo en los siguientes casos: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, AUREN COLOMBIA observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. AUREN COLOMBIA, no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
De conformidad con lo establecido en el Art. 10 de Ley 1281 de 2012, la autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial ;b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Cuando se acceda a los datos personales anteriormente mencionados, sin que medie autorización previa, se dará cumplimiento en todo caso a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios
De conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, AUREN COLOMBIA., se compromete a adoptar las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio relacionadas con las medidas de seguridad de la información y declara que posee políticas de seguridad y una infraestructura tecnológica y administrativa que le permite proteger de manera razonable la información recolectada, limitando el acceso de la información a terceros no autorizados.
Él área de Mercadeo será el área encargada de la atención de consultas, peticiones y reclamos presentados por los titulares de los datos personales y deberá dar estricto cumplimiento al procedimiento que a continuación se indica.
AUREN COLOMBIA, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido los siguientes canales de comunicación con los titulares:
Correo electrónico: aurencolombia@auren.com.co
Dirección: Cr 55 No. 152 B 68 Of. 1001 Etapa 3, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 3737722 – 3103046015
Consultas
Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes, serán atendidas por AUREN COLOMBIA, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrá prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo AUREN COLOMBIAinformar previamente al interesado.
Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de AUREN COLOMBIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:
AUREN COLOMBIA garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
AUREN COLOMBIA dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
AUREN COLOMBIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
AUREN COLOMBIA manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
En el sitio web de AUREN COLOMBIA se establecerán las instrucciones bajo absoluta seguridad para que cada usuario o titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes ante AUREN COLOMBIA sobre cualquier tipo de corrección, modificación y/o supresión.
La presente política iniciará su vigencia a parir de su publicación y tendrá validez mientras AUREN COLOMBIA ejerza su objeto social en Colombia o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de AUREN COLOMBIA, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales dichas modificaciones.
Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos
Fecha de publicación: 9 de enero de 2024.