En muchas empresas exitosas independientemente del producto o sector a lo que se dediquen, establecieron el ciclo virtuoso de finanzas en todas las áreas tanto administrativas como operativas, presentamos a continuación una serie de acciones y pasos que deben seguir las empresas para obtener mejores resultados en la obtención de información de calidad a un periodo determinado, este periodo puede ser anual, semestral, trimestral o mensual.
Lo importante es establecer los procesos, muchas empresas los llevan empíricamente, ¿qué pasa si lo haces bajo una metodología y un proceso ordenado?, la respuesta en un 99.9% es positiva, ayudará a la organización a la alineación de procesos, actividades, objetivos, se pondrá orden a los diferentes ciclos de la empresa, entre otros muchos beneficios que se obtienen.
El siguiente cuadro presenta en un contexto generalizado aquellos procesos y elementos mínimos estandarizados para que la información financiera que genera la empresa de manera constante tenga un uso mucho mas adecuado y útil en la toma de decisiones.
Todo negocio comienza con una planeación, tal es el ejemplo qué para abrir un puesto de alimentos, se tiene que planear el lugar en donde instalarlo, el tipo de menú, etc. No importa que tipo de negocio o empresa, siempre habrá un tiempo importante de planeación.
Una vez determinado el modelo de negocio o empresa a implementar hay que administrarlo, no solo se administra el negocio o la operación misma, administrativamente se tiene que establecer lineamientos y procesos administrativos para un adecuado funcionamiento, en caso de empresas de mayor tamaño, la administracion comienza desde la asignación de puestos y responsabilidades. Ya establecida la Administración de la empresa o del modelo de negocio, comienzan las operaciones, nuevamente es importante remarcar que estos pasos se adecuan a cualquier tipo de empresas, ramos o industrias y su tamaño, también se llevan a cabo los procesos tanto de administracion como operativos.
Todo proceso establecido en un negocio genera información cuantitativa, cualitativa, estadística, etcétera, en nuestro caso solo hablaremos de la información cuantitativa o financiera, aquella información que pasa por un proceso de registro y reconoce en términos económicos las actividades realizadas por la empresa en un periodo determinado. De este proceso o técnica nace la contabilidad, que a su vez genera la información de manera ordenada y catalogada que pueda ser analizada en los estados financieros, si vemos un poco mas a detalle, absolutamente todas las empresas que tengan establecidos los pasos que hemos expresado en los párrafos anteriores, generan sus estados financieros a través de la contabilidad.
Ya que se tienen catalogada la información en los estados financieros, se pueden analizar los resultados obtenidos, lo mas recomendable es que sean comparados contra si mismos, en periodos iguales de años anteriores, contra presupuestos o planeaciones previamente preparadas, se pueden comparar con la industria a la que pertenecen, en fin, aquí es donde comienza realmente lo valioso de la generación de la información.
De los resultados que se obtienen del análisis de la información, se generan” Tareas”, “Pendientes” actividades que se deben llevar a cabo con el fin de cumplir lo que se planeó en un inicio, también se pueden corregir las desviaciones contra los planes y es cuando se crea el Ciclo virtuoso de Finanzas en una empresa o negocio, al volver a planear se comienza otra vez con el ciclo, se debe planear para administrar que conllevan procesos que generan información que se traduce en estados financieros ordenados que se utilizan en el análisis del negocio y sus resultados determinando las tareas o actividades que se deban llevar a cabo bajo una planeación, etcétera.
En Auren tenemos personal calificado y con la experiencia necesaria para ayudarte a definir qué información es relevante para una adecuada toma de decisiones, hacemos un diagnóstico de la calidad de información con el fin de asegurarnos que proviene de la fuente adecuada.
David del Valle
Socio de Auren México experto en Consultoría Contable.
Oficina Auren Querétaro