Wanneer kan ik de concernregeling toepassen?

De concernregeling in de btw kun je toepassen zodra jouw onderneming deel uitmaakt van een concern waarbij een moedermaatschappij direct of indirect meer dan 50% van de aandelen houdt in een of meer dochtervennootschappen. Met deze regeling kun je interne diensten en kosten doorbelasten zonder btw in rekening te brengen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over voorwaarden, voordelen, risico’s en de aanvraagprocedure.

Wat zijn de voorwaarden voor de concernregeling?

Om de concernregeling te mogen toepassen, moet jouw moedermaatschappij direct of indirect meer dan 50% van de aandelen houden in de dochtervennootschap. Alle betrokken entiteiten moeten in Nederland zijn gevestigd of hier een vaste inrichting hebben. Daarnaast geldt dat de diensten uitsluitend intern worden verleend, dus binnen het concern zelf.

De Belastingdienst stelt een aantal concrete eisen waaraan je moet voldoen:

De moeder houdt meer dan 50% van de aandelen in de dochter.
Alle entiteiten zijn btw-ondernemer in Nederland.
De interne dienstverlening vindt uitsluitend binnen het concern plaats.
Er is geen sprake van een fiscale eenheid btw voor dezelfde entiteiten.

Belangrijk om te weten: de concernregeling is een aparte regeling naast de fiscale eenheid btw. Je kunt niet beide tegelijk toepassen voor dezelfde vennootschappen. Twijfel je of jouw structuur in aanmerking komt? Dan is het verstandig dit vooraf te laten toetsen, zodat je geen risico loopt op naheffingen.

Wat is het verschil tussen de concernregeling en een fiscale eenheid btw?

Het kernverschil is dat een fiscale eenheid btw de betrokken ondernemingen voor de btw volledig samenvoegt tot één belastingplichtige, terwijl de concernregeling de afzonderlijke vennootschappen zelfstandig laat, maar interne doorbelastingen vrijstelt van btw. De fiscale eenheid is breder in werking; de concernregeling is beperkter maar eenvoudiger in opzet.

Bij een fiscale eenheid btw worden prestaties tussen de gevoegde ondernemingen volledig buiten de btw-heffing gehouden. Dat klinkt aantrekkelijk, maar brengt ook meer administratieve verplichtingen mee en vereist dat alle entiteiten aan strengere voorwaarden voldoen, waaronder financiële, organisatorische en economische verwevenheid.

De concernregeling is in de praktijk toegankelijker. Je hoeft niet aan de driedubbele verwevenheidseis te voldoen. Zolang de aandeelhoudersrelatie klopt en de diensten intern blijven, kun je gebruikmaken van de vrijstelling. Voor concerns waarbij de entiteiten operationeel zelfstandig opereren maar kosten delen, is de concernregeling vaak de meest passende oplossing.

Welke kosten mag je doorbelasten zonder btw via de concernregeling?

Via de concernregeling mag je diensten doorbelasten die worden verricht door de moedermaatschappij aan haar dochtervennootschappen, zonder dat daarvoor btw in rekening wordt gebracht. Denk aan managementfees, administratieve diensten, ICT-ondersteuning en huisvestingskosten die intern worden verdeeld.

De vrijstelling geldt uitsluitend voor diensten, niet voor de levering van goederen. Dat is een veelgemaakte misvatting. Verkoop je als moeder fysieke producten aan een dochter, dan blijft btw van toepassing. Gaat het om een dienst, zoals het verlenen van advies, personeelsbeheer of het beschikbaar stellen van software, dan kan de concernregeling van toepassing zijn.

Let ook op het volgende: de dienst moet daadwerkelijk intern zijn. Zodra een externe partij betrokken raakt, vervalt de vrijstelling. Zorg dus dat je de interne aard van de dienstverlening goed kunt onderbouwen in je administratie. Een goede administratieve inrichting is hierbij geen luxe, maar een noodzaak.

Wanneer is de concernregeling voordelig voor jouw bedrijf?

De concernregeling is vooral voordelig wanneer de ontvangende vennootschap geen of beperkt recht heeft op aftrek van voorbelasting. Dat is typisch het geval bij vrijgestelde ondernemers, zoals zorgaanbieders, financiële instellingen of bepaalde non-profitorganisaties. Zonder de concernregeling zou de doorbelaste btw een definitieve kostenpost worden.

Stel dat een holdingmaatschappij managementdiensten verleent aan een dochter die vrijgestelde prestaties verricht. Zonder concernregeling brengt de holding btw in rekening die de dochter niet kan terugvorderen. Met de concernregeling vervalt die btw-last volledig. Dat kan op jaarbasis een substantieel financieel voordeel opleveren, afhankelijk van de omvang van de doorbelastingen.

Voor concerns waarbij alle entiteiten volledig aftrekgerechtigd zijn, is het voordeel kleiner. De btw is dan immers aftrekbaar en vormt geen echte kostenpost. In die situaties weegt de administratieve last van de concernregeling mogelijk niet op tegen het voordeel. Het loont dus altijd om de specifieke btw-positie van elke entiteit in kaart te brengen voordat je de regeling aanvraagt.

Welke risico’s en valkuilen kleven aan de concernregeling?

Het grootste risico is dat je de concernregeling toepast terwijl niet aan alle voorwaarden is voldaan. Als de Belastingdienst bij een controle vaststelt dat de aandeelhoudersverhouding niet klopt of dat diensten niet puur intern zijn, kan zij de vrijgestelde btw alsnog naheffen, inclusief rente en mogelijk een boete.

Andere veelvoorkomende valkuilen zijn:

Vergeten dat de regeling niet geldt voor goederenleveringen.
Onvoldoende documentatie van de interne dienstverlening en de onderlinge afspraken.
Wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur die niet tijdig worden gemeld aan de Belastingdienst.
Gelijktijdig toepassen van de concernregeling en een fiscale eenheid btw voor dezelfde entiteiten.

Zorg dat je de concernregeling niet als een vanzelfsprekendheid behandelt. De regeling vraagt om actief beheer: bij elke structuurwijziging moet je opnieuw beoordelen of de voorwaarden nog van toepassing zijn. Een periodieke toets door een belastingadviseur voorkomt onaangename verrassingen.

Hoe vraag je de concernregeling aan bij de Belastingdienst?

Je vraagt de concernregeling aan door een schriftelijk verzoek in te dienen bij de Belastingdienst, gericht aan het kantoor dat jouw onderneming behandelt. In het verzoek beschrijf je de concernstructuur, de aandeelhoudersrelaties en de aard van de interne diensten. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of aan de voorwaarden is voldaan en geeft een beschikking af.

Er is geen standaardformulier voor deze aanvraag. Dat betekent dat de kwaliteit en volledigheid van jouw verzoek bepalend zijn voor een vlotte afhandeling. Zorg dat je de volgende informatie meestuurt: een overzicht van de concernstructuur met aandeelhouderspercentages, een beschrijving van de diensten die intern worden doorbelast en een toelichting op de btw-positie van elke betrokken entiteit.

Na goedkeuring geldt de beschikking totdat de feiten of omstandigheden wijzigen. Verandert de structuur, dan ben je verplicht dit te melden. De concernregeling is dus geen eenmalige administratieve handeling, maar een doorlopende verantwoordelijkheid. Laat je hierin begeleiden om fouten te voorkomen.

Hoe Auren u helpt met de concernregeling

De concernregeling biedt echte kansen, maar vraagt ook om precisie. Wij kennen de valkuilen, begrijpen de structuren en weten hoe de Belastingdienst redeneert. Of je nu wilt beoordelen of jouw concern in aanmerking komt, een aanvraag wilt indienen of een bestaande regeling wilt toetsen, wij denken graag met je mee.

Wat we voor je doen:

Beoordelen of jouw concernstructuur voldoet aan de voorwaarden.
Opstellen van een volledig en onderbouwd aanvraagdossier voor de Belastingdienst.
Periodiek toetsen of de regeling nog van toepassing is na structuurwijzigingen.
Adviseren over de keuze tussen de concernregeling en een fiscale eenheid btw.

Wil je weten of de concernregeling voor jouw situatie voordelig is? Neem contact op met Auren en we kijken samen naar de mogelijkheden. Geen standaardadvies, maar een eerlijk gesprek over wat voor jouw onderneming echt werkt.

Gerelateerde artikelen

Volgend artikel

taal