Un manual de procedimientos es un documento interno que tiene como finalidad establecer: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Quién? y ¿Cuándo? deben realizarse los distintos procedimientos y tareas de acuerdo al cargo ocupado en cada empresa de forma ordenada y en base a lineamientos generales definidos por la Dirección.

Usualmente nos encontramos con manuales de procedimientos muy completos y desarrollados de acuerdo a las distintas áreas y cargos en las empresas de porte.

¿Cuáles son las principales ventajas de contar con éste tipo de manuales?

– Definen objetivos, tareas, procesos y  responsabilidades, delimitando las funciones de acuerdo a cada área y cargo.

– Uniformizan las tareas y la forma de trabajo entre las distinta áreas.

– Definen políticas institucionales internas y externas uniformes.

– Describen las actividades de control definidas para los procesos.

– Facilitan el proceso de capacitación a la hora de contratar nuevo personal, generando ahorro de tiempo y recursos en el proceso de inserción.

– Permiten visualizar los perfiles del personal a ocupar los distintos cargos, de forma que la empresa funcione de manera más eficiente.

– Permiten medir el desempeño y la productividad de acuerdo a las tareas asignadas.

– Facilitan el proceso de delegación de tareas por Gerencia y por área a reportar a la Dirección.

Las empresas de menor porte, no siempre cuentan con manuales de procedimientos definidos dado que no parecen necesarios cuando el volumen de tareas o la cantidad de empleados no es significativa. De todas formas, es de vital utilidad que estas empresas de forma más “informal” puedan ir documentando sus procedimientos, lo que se espera de cada una de las funciones existentes, las características mínimas que deberían cumplir los funcionarios (formación, experiencia, entre otros).

La formalidad  no debería estar por sobre la relevancia del instrumento y la palabra “manual” no debería generar la idea que ese instrumento es para empresas grandes. Un simple bibliorato, ordenado por procesos y funciones con las descripciones de lo que se debe hacer, ya es de por sí, una aproximación al manual.

Es importante contar con manuales de procedimientos de acuerdo a las distintas áreas y cargos si la empresa se encuentra en un proceso de crecimiento, debido a que en ese  momento comienzan los conflictos de delimitación, duplicación y falta de uniformidad en las tareas y las responsabilidades. La empresa se encontrará mejor posicionada a la hora de contratar y asignar nuevo personal de acuerdo a los perfiles necesarios para los cargos, teniendo procedimientos y políticas claras, con  responsabilidades delimitadas en un ambiente de control definido de acuerdo a las necesidades de la Dirección.

En conclusión, los manuales de procedimientos son importantes para que una empresa trabaje con recursos idóneos para cada tarea, con mayor eficiencia y colaboran a mejorar el ambiente de control. Son de utilidad tanto en empresas de porte y/o pequeñas, ayudando a solidificar la capacidad de poder enfrentarse a un proceso de crecimiento sin fracasar en el intento.