El control interno está estrechamente ligado con la organización y administración de las entidades empresariales, cualquiera sea su tamaño y/o condición. En este sentido, la organización consiste en diagramar en forma lógica y coherente los flujos transaccionales de la entidad, tomando como base las premisas generales y objetivos de control que conformarán la estructura de la empresa y en las que se apoyarán las demás partes componentes (materiales y humanos). La administración consiste en manejar la realidad de los hechos diarios, mediante la dirección, supervisión y control de la totalidad de las operaciones de una entidad, que tiendan a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de la empresa. El control es el conjunto de políticas y procedimientos tendientes a determinar la veracidad de las afirmaciones y/o la normalidad/regularidad de los actos que realizan en forma directa los ejecutivos u otros empleados de la entidad o controles automáticos mediante el uso de sistemas de procesamiento de información. Otras definiciones indican que el control interno: a) es la función administrativa que consiste en asegurar la medición y corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados; b) es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el período, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias. En consecuencia, el control interno en una entidad es el conjunto de procedimientos o acciones establecidos por la administración para mantener una actividad dentro de los límites correctos de funcionamiento. Desde el punto de vista de las normas de auditoría, la administración es la responsable del diseño, implementación y mantención de un control interno pertinente para la preparación y presentación razonable de estados financieros que estén exentos de representaciones incorrectas significativas, ya sea debido a fraude u error. El control interno forma parte de una auditoría normal y recurrente de una empresa, ya sea grande o pequeña. Generalmente las entidades grandes y de altos volúmenes de transacciones y de información, poseen un departamento de control interno, departamento de auditoría interna, o personal encargado de verificar los controles clave y, en base a estas revisiones, pueden controlar de mejor manera sus operaciones. La situación de las pequeñas y medianas entidades (Pymes) es distinta, ya sea por falta de recursos, por ser entidades con pocos empleados y a veces menos preparados o porque los dueños no ven la importancia del control interno y solo se concentran en las ventas, aumento de sus ingresos y disminución de gastos para poder mejorar su margen de contribución. Por estos motivos, los dueños de las entidades pequeñas ven el tema de registro contable como un mal necesario y frecuentemente externalizan tales servicios para disminuir sus costos, teniendo como consecuencia que se reduzcan significativamente los controles sobre las operaciones, con el riesgo que la información emitida a usuarios externos sobre la situación financiera y de resultados de la entidad no sea adecuada.
Cuando logramos, como auditores externos, demostrar lo útil que es para los empresarios mantener un control adecuado sobre las operaciones y que al realizar nuestro trabajo como auditores externos podemos hacerles recomendaciones que les eviten el pago de multas fiscales, laborales y/o de otros organismos fiscalizadores, problemas contingentes con sus empleados y, sobre todo, mantener un adecuado resguardo de sus activos, la mirada de los empresarios Pyme cambia y hacen de la auditoría externa un aliado para el control de sus operaciones y mejoramiento de sus márgenes de contribución, buenas recomendaciones de control interno son bien valoradas por los clientes y podrían ser generadoras de nuevos trabajos o asesorías.
El control interno se ha convertido en un elemento fundamental para la existencia y supervivencia de cualquier organización empresarial. Su concepto gira en torno a los objetivos básicos de eficiencia y seguridad en la protección de los activos de la entidad.
La carta a la administración comunicando las deficiencias de control observadas y nuestras recomendaciones es relevante en todas las auditorías de empresas, en especial para las Pymes, ya que ayudan a mejorar la eficiencia operacional y promover mayor eficacia de los controles con los limitados recursos de que disponen y aumenta más la confianza que los clientes depositan en el equipo de auditoría, sin que por ello el auditor pierda su independencia, que es fundamental para estos efectos. La experiencia que hemos tenido con este tipo de clientes ha confirmado lo que mencionamos en el párrafo anterior y ha ayudado a mantener y apoyar a nuestros clientes, que son el mejor marketing que poseemos en una región complicada, donde el 90% de los clientes son Pymes.
Marcela Cid Riveros – Socia – Auren Chile