Bislang wurden Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung am Jahresende berechnet, wenn Arbeitnehmende die entsprechenden Nachweise bei ihrem Arbeitgeber einreichten. Ab dem 1. Januar 2026 – in der Regel also bereits ab Dezember 2025 – werden diese Daten nun automatisiert über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) an die Lohnabrechnungssysteme und damit direkt an die Arbeitgeber übermittelt.

Theoretisch bedeutet das einen Schritt hin zu weniger Bürokratie – praktisch steckt, wie so oft, der Teufel im Detail.

In den vergangenen Monaten wurden alle privat versicherten Arbeitnehmenden von ihren Krankenversicherungen über die Möglichkeit informiert, der Datenübertragung via ELStAM zu widersprechen. Auf die möglichen Folgen wurde dabei jedoch kaum hingewiesen – mitunter kann daraus ein erheblicher Mehraufwand entstehen.

Das BMF-Schreiben vom 03.06.2025 beschreibt im Detail, wie mit den unterschiedlichen Fällen umzugehen ist. Das BMG hat diese Sicht in Abstimmung mit dem GKV-Spitzenverband bestätigt:

1. Fallgruppe – Übermittlung via ELStAM

Werden die Datensätze für die Vorsorgepauschale und den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss über ELStAM bereitgestellt, müssen Arbeitgeber diese Informationen übernehmen. Der Zuschuss kann daraus berechnet werden und bleibt steuerfrei gemäß § 3 Nr. 62 EStG.

Sind die Daten unklar, kann die Versicherung eine Papierbestätigung nachreichen und die ELStAM-Daten anschließend korrigieren.

2. Fallgruppe – Keine elektronische Übermittlung aus technischen Gründen

Kann die Versicherung die Daten nicht elektronisch bereitstellen (z. B. wegen technischer Probleme, nicht aber wegen eines Widerspruchs des Arbeitnehmenden), darf sie eine Papierbescheinigung ausstellen. Auf Grundlage dieser Bescheinigung darf der Arbeitgeber den steuerfreien Zuschuss nach § 3 Nr. 62 EStG berechnen.

3. Fallgruppe – Widerspruch durch den Arbeitnehmer

Widerspricht der Arbeitnehmer der Datenübermittlung, erhält der Arbeitgeber keine PKV-Daten über ELStAM. Die Versicherung darf in diesem Fall keine Papierbescheinigung ausstellen. Damit fehlen dem Arbeitgeber die notwendigen Grundlagen, um die Vorsorgepauschale oder den steuerfreien Zuschuss anzuwenden.

Der Zuschuss ist dann steuer- und sozialversicherungspflichtig abzurechnen.

Ob der Arbeitgeber den Zuschuss dennoch zahlen muss, hängt vom jeweiligen Arbeitsvertrag oder Tarifrecht ab. In der Regel besteht ein arbeitsrechtlicher Anspruch, auch wenn der Arbeitnehmer der Datenübertragung widersprochen hat.

Wichtiger Hinweis

Eine steuerliche Korrektur ist am Jahresende im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung möglich – so kann ein Ausgleich erfolgen.

Anders sieht es im Sozialversicherungsrecht aus: Der Anspruch ergibt sich zwar aus dem SGB V, eine Beitragsfreiheit ist jedoch nicht vorgesehen. Daher können in Fallgruppe 3 gezahlte Sozialversicherungsbeiträge nicht rückwirkend korrigiert werden.

Für Beschäftigte kann der Widerspruch somit finanzielle Nachteile haben.

Wenn Sie Fragen haben oder mehr zu diesen Themen wissen wollen, nutzen Sie gerne unsere Jahreswechselveranstaltungen.