Inhalt

1. Workation: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen
2. Verdeckte Gewinnausschüttung bei Nutzungsmöglichkeit einer Immobilie
3. Aktualisierung der Kleinunternehmerregelung
4. Fahrzeuggesamtkosten bei Leasing für berufliche Fahrten
5. Änderung der Gewinnermittlungsart
6. Rückabwicklung einer Anteilsübertragung
7. Steuerprüfung: Aufbewahrung von E-Mails

1. Workation: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen 

Ermöglichen in Deutschland ansässige Unternehmen ihrer Belegschaft das kurzfristige mobile Arbeiten aus dem Ausland, auch Workation genannt, ist dies für viele Jobsuchende eines von mehreren ausschlaggebenden Kriterien, sich für oder gegen eine Arbeitsaufnahme in dem betreffenden Unternehmen oder für einen Jobwechsel zu entscheiden. Mittlerweile erwarten laut einer Workation-Studie deutlich mehr als die Hälfte der Beschäftigten von ihren Arbeitgebern, dass mobiles Arbeiten nicht nur im Inland, sondern auch aus dem Ausland ermöglicht wird. 

Gleichwohl sind sowohl die Unternehmen als auch die Beschäftigten oft nicht hinreichend über die rechtlichen und steuerlichen Voraussetzungen und Folgen informiert. In den Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen finden sich häufig keine rechtssicheren Vereinbarungen. In der Planung und Durchführung gibt es oft sowohl für die Beschäftigten als auch für interne Personal- und Steuerabteilungen viele offene Fragen. 

Deutlich definierte Regelungen sind allein aus Haftungsgründen sehr wichtig. Die Unternehmen sollten daher steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen vorab prüfen bzw. prüfen lassen. Das Gleiche gilt für arbeitsrechtliche Vereinbarungen. Workation ist deutlich abzugrenzen von einer dauerhaften Tätigkeit im Ausland für das Unternehmen, aber auch die Arbeit in einer ausländischen Niederlassung eines deutschen Unternehmens stellt keine Workation dar. 

Folgende Fragen sollten vorab geklärt bzw. vertraglich vereinbart werden: 

• Innerbetriebliche Regelungen sollten klarstellen, welche Beschäftigungsgruppen das Workation-Angebot nutzen können. 

• Bei einer vorübergehenden Workation bis zu 4 Wochen gilt deutsches Arbeitsrecht, wobei am Arbeitsort geltende Feiertage auch für den Beschäftigten einen freien Tag bedeuten. 

• Bei einer länger als 4 Wochen andauernden Workation muss das Unternehmen den Beschäftigten einen schriftlichen Nachweis hierüber sowie weitere Angaben aushändigen, z. B. über die Dauer des Aufenthalts und die Währung, in der das Arbeitsentgelt gezahlt wird (Nachweisgesetz). 

• Bei einer mehr als 6 Monate andauernden Workation gilt das Arbeitsrecht des Workation-Landes im Hinblick auf Entlohnung, Kündigungsfristen, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche. 

• Längere Workation in Nicht-EU-Ländern führen i. d. R. zur Notwendigkeit eines Visums, ein Touristenvisum ist nicht ausreichend. Ggf. ist ein Arbeits- oder spezielles Workationvisum zu beantragen, welches es in einigen Ländern bereits gibt. 

Achtung: Wer ohne Arbeitserlaubnis arbeitet, gilt als illegal beschäftigt, kann ggf. ausgewiesen und mit Einreiseverboten belegt werden. Für den Arbeitgeber kann ein derartiges Vorgehen zu einer Gewerbeuntersagung mit hohen Bußgeldern führen. 

• Innerhalb der EU, der EWR und der Schweiz können Beschäftigte sich zu Arbeitszwecken uneingeschränkt aufhalten. Ein Visum wird nicht benötigt. Allerdings sind in den meisten Ländern Melde- oder Registrierpflichten zu beachten. 

• Wer nicht länger als 183 Tage im Jahr im Ausland arbeitet, bleibt in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Dauert der Aufenthalt im Ausland länger, entsteht dort eine Steuerpflicht. 

• Dauert eine Workation länger als 4 Wochen, muss insbesondere der Arbeitgeber arbeits- und steuerrechtliche Folgen beachten. Hierüber sollte der Arbeitgeber sich auch immer selbstständig informieren, selbst dann, wenn man den Eindruck hat, der Arbeitnehmer wisse um die Konsequenzen. Die Folgen für das Unternehmen seines Arbeitgebers hat ein Beschäftigter nicht immer vollständig im Blick. 

Neben den bereits beschriebenen steuer- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen ist auch die Beachtung der sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen und Folgen wichtig. 

• Bei einer Workation im Drittland – außerhalb der EU – muss geprüft werden, ob zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Diese Information sollte rechtzeitig eingeholt werden. Steuerliche Beratung bzw. Rücksprache mit einer Fachkraft in Auslandsentsendungsfragen ist hier hilfreich. 

• Bei einer Workation innerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz benötigt der Arbeitnehmer eine sog. A1-Bescheinigung, die dem Nachweis der Versicherungszugehörigkeit dient und elektronisch vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer beantragt werden kann. 

• Zu beachten ist, dass auch Grenzgänger seit 2025 eine solche A1-Bescheinigung benötigen, selbst wenn keine Workation stattfindet. 

Wenn ein Arbeitgeber einer Workation seiner Beschäftigten im EU-Ausland zustimmt, gilt dieser Umstand sozialversicherungsrechtlich als Entsendung mit der Folge, dass der Arbeitgeber sich verpflichtet, für das Bestehen eines Krankenversicherungsschutzes seiner Mitarbeiter und auch der mitreisenden Familienangehörigen zu haften bzw. dafür Sorge zu tragen, dass dieser besteht. 

Exkurs: Die vorübergehende Entsendung eines Mitarbeiters aus Deutschland in das europäische Ausland, der eine Beschäftigung im Auftrag des inländischen Unternehmens ausübt, muss im Voraus zeitlich befristet sein. Das Entgelt muss in Deutschland abgerechnet werden. 

Eine Auslandsentsendung liegt nicht vor, wenn die entsandte Person im Ausland lebt und von einem deutschen Unternehmen für eine Tätigkeit in ihrem Heimatstaat oder einem anderen Land eingestellt wird. Zusätzlich darf die Person vor der Tätigkeit nicht in Deutschland beschäftigt gewesen sein oder zuvor in Deutschland ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt gehabt haben. 

2. Verdeckte Gewinnausschüttung bei Nutzungsmöglichkeit einer Immobilie 

Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte neben anderen Fragestellungen darüber zu befinden, ob die reine Möglichkeit der privaten Nutzung einer betrieblichen Immobilie durch den Gesellschafter einer (eigenen) Kapitalgesellschaft bei diesem eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) darstellt. 

Der Gesellschafter und seine Frau hatten die ausländische Immobilie zunächst gegen Mietzahlung bewohnt, zogen dann zurück nach Deutschland und stellten die Mietzahlungen ein. 

Die Immobilie wurde in der Folgezeit unstreitig einige Male von dem Gesellschafter ohne eine Nutzungsvereinbarung oder Zahlung genutzt, nach Darstellung des Gesellschafters jedoch, um die Immobilie für den Verkauf vorzubereiten. Das Finanzamt (FA) rechnete dem Gesellschafter gleichwohl eine orts- und objektangemessene Miete als fiktive Einkünfte aus Kapitalvermögen zu. Das erstinstanzliche Hessische Finanzgericht (FG) schloss sich der Auffassung des FA an. 

Der BFH hat die Revision des Gesellschafters gegen die Entscheidung des FG für begründet erachtet, das Verfahren aber an das FG zurückverwiesen. Eine neue Entscheidung des FG ist bislang nicht bekannt. 

Der Kläger hatte gelegentlich kurze Besuche in der Immobilie zum Zwecke des Verkaufs bzw. der Vorbereitung für den Verkauf eingeräumt. Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines betrieblichen Wirtschaftsgutes zu privaten Zwecken des Gesellschafters durch die Gesellschaft kann demnach eine vGA darstellen, auch wenn es keine Nutzungsvereinbarung gibt oder gar ein ausdrückliches Nutzungsverbot. 

Im zu entscheidenden Fall hatte das FG allerdings keine hinreichenden Sachverhaltsfeststellungen getroffen, ob tatsächlich eine private oder betrieblich veranlasste Nutzung vorlag. Vorbereitung für den Verkauf würde eine betriebliche Veranlassung darstellen, sodass keine vGA vorliegen würde. 

3. Aktualisierung der Kleinunternehmerregelung 

Seit dem 1.1.2025 gelten neue gesetzliche Regelungen für Kleinunternehmen im Hinblick auf Umsatzgrenzen, Steuerbefreiung, zur vereinfachten Rechnungsstellung sowie der grenzüberschreitenden Kleinunternehmensbesteuerung innerhalb der Europäischen Union (EU). Diese Reform hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben vom 18.3.2025 detailliert beschrieben. Es gilt für alle nach dem 31.12.2024 getätigten Umsätze. 

Die Nutzung der Regelung ist an bestimmte Umsatzgrenzen gekoppelt. Es kann auch darauf verzichtet werden, dann ist jedoch Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und diese an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug besteht dann auch eine Vorsteuerabzugsberechtigung. An einen Verzicht ist das Unternehmen sodann fünf Jahre gebunden. Während nach der Regelung bis zum 31.12.2024 für den Besteuerungszeitraum 2024 der Verzicht auf die Kleinunternehmensregelung erst bis zum 31.12.2026 erklärt werden muss (24 Monate), ist nach der Neuregelung ab dem 1.1.2025 nur noch bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Jahres Zeit, hierauf zu verzichten (14 Monate), also für das Jahr 2025 bis zum 28.2.2027. 

Das BMF-Schreiben weist für den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU darauf hin, dass Unternehmen nicht nur die für Deutschland geltenden Umsatzgrenzen einhalten müssen, sondern auch die des jeweiligen EU-Landes, wenn sie dort in den Genuss der Kleinunternehmerregelung kommen möchten. Zudem ist eine Registrierung erforderlich, eine gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer sowie die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dort ist auch die vierteljährliche Umsatzmeldung abzugeben. 

Weist ein Kleinunternehmen Umsatzsteuer auf Rechnungen aus, obwohl umsatzsteuerfreie Umsätze erbracht werden, so ist die Umsatzsteuer aufgrund des unrichtigen Steuerausweises an das Finanzamt abzuführen. Anders ist es nur dann, wenn die Leistung an Endverbraucher erbracht wird und die Rechnung fälschlich einen Umsatzsteuerausweis enthält. Da hier mangels Vorsteuerabzugsberechtigung des Endverbrauchers kein Schaden droht, muss auch keine Umsatzsteuer abgeführt werden. 

Stellt ein Kleinunternehmen eine vereinfachte Rechnung aus, so muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmen enthalten sein. Zudem müssen folgende Angaben auf einer Rechnung enthalten sein: Name und Anschrift des Kleinunternehmens und des Vertragspartners, Steuer-Nr. bzw. USt-IDNr. oder Kleinunternehmen-IDNr., das Rechnungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art und der Umfang der Leistung sowie das Entgelt. Die Rechnung eines Kleinunternehmens muss keine E-Rechnung sein, sondern kann auch in Papierform oder als PDF ausgestellt werden. Bei Einverständnis des Leistungsempfängers darf die Rechnung als E-Rechnung erstellt werden. Das Kleinunternehmen muss E-Rechnungen lediglich empfangen können. 

Nimmt ein Kleinunternehmen seine Tätigkeit neu auf, so liegt die Umsatzgrenze für inländische Umsätze bei 25.000 € im Kalenderjahr. Wer bereits länger ein Kleinunternehmen betreibt, darf im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 € Umsatz erzielen. Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, endet auch die Kleinunternehmer-Eigenschaft. 

Die Umsätze umfassen nur Netto-Umsätze ohne Umsatzsteuer und nur steuerbare Umsätze, also keine innergemeinschaftlichen Erwerbe oder steuerfreien Umsätze. 

Hinweis: Kleinunternehmen sollten sich aufgrund der komplexen Regelungen ausführlich steuerlich beraten lassen. Dies betrifft insbesondere die Frage der 5-jährigen Bindungsfrist, die Vor- und Nachteile im konkreten Fall, aber auch die Feststellung des Überschreitens von Umsatzgrenzen, da die Buchungsunterlagen dem Steuerbüro erst zeitverzögert übergeben werden. 

4. Fahrzeuggesamtkosten bei Leasing für berufliche Fahrten 

Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte über einen Fall zu entscheiden, in dem ein angestellter Außendienstmitarbeiter für überwiegend berufliche Zwecke einen Pkw geleast hatte. Für das Fahrzeug fielen neben regelmäßig periodisch wiederkehrenden Ausgaben wie Treibstoff, Versicherung, Steuern, Beitrag zum Automobilclub, Reifenwechsel und Leasingraten zu Beginn der Leasingzeit auch weitere einmalige Kosten an: 

• Leasingsonderzahlung 
• Anschaffungskosten für Zubehör, z. B. Winterreifen 
• Zusatzleistungen, z. B. Anmeldung 

Zum Zwecke der Ermittlung der tatsächlichen Kosten für sonstige berufliche Fahrten (keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und keine Familienheimfahrten) können die tatsächlich anfallenden Fahrzeuggesamtkosten ermittelt werden und der konkrete Kilometersatz berechnet werden. 

In der Vergangenheit sind nicht periodisch wiederkehrende Aufwendungen nach dem Abflussprinzip berücksichtigt worden, regelmäßig also im Jahr der Anschaffung des Leasingfahrzeugs. Der Kläger wollte diesen erhöhten Fahrzeuggesamtkostenwert berechnet auf die gefahrenen Kilometer auch in den folgenden Jahren geltend machen. Das haben sowohl das Finanzamt als auch Finanzgericht (FG) und der BFH abgelehnt, da hiermit die drei o. g. Ausgabeposten mehrfach komplett berücksichtigt werden würden. 

Allerdings hält der BFH seine bisherige Rechtsprechung nicht mehr aufrecht. Vielmehr sollen dem Grunde nach die Leasingsonderzahlung, die Zubehörkosten und die Zusatzleistungen gleichmäßig auf die gesamte Laufzeit verteilt werden, sofern eine berufliche Veranlassung vorliegt und die Leasingsonderzahlung am Anfang der Leasingzeit die monatlichen Leasingraten reduziert. 

Demnach verringert sich künftig der Gesamtkostenansatz für das erste Jahr des Leasingzeitraums, erhöht sich jedoch für die weiteren Jahre. 

Der BFH hat den Fall an das FG zurückverwiesen, damit dieses den Sachverhalt weiter aufklärt und unter Berücksichtigung der Rechtsauffassung des BFH erneut entscheidet, da nicht bei allen Kostenpositionen die berufliche Veranlassung über den gesamten Zeitraum festgestellt worden war. 

Betroffene Steuerpflichtige sollten sich steuerlich beraten lassen, sofern noch nicht rechtskräftige Bescheide vorliegen. 

5. Änderung der Gewinnermittlungsart

Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Abschlüsse erstellen, sind damit wirksam zur Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich übergegangen. Nach einer Außenprüfung ist eine Rückkehr zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht möglich. 

Im konkreten Fall hatte ein Kläger ab 2012 freiwillig Bücher geführt und für das Jahr 2016 einen Jahresabschluss erstellt, den er dem Finanzamt (FA) einreichte. Später, nach einer Außenprüfung und einer daraufhin erhöhten Gewinnfeststellung, wollte er rückwirkend zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung wechseln, um das Ergebnis zu „glätten“. Dies lehnte das FA ab. 

Der Bundesfinanzhof bestätigte die Entscheidung des FA. Er stellte klar, dass die Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich der gesetzliche Regelfall ist. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist demnach nur möglich, wenn der Steuerpflichtige weder gesetzlich zur Buchführung verpflichtet ist, noch tatsächlich Bücher führt oder Abschlüsse erstellt. 

Wer jedoch freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, wählt damit verbindlich den Betriebsvermögensvergleich. Ein späterer Wechsel zurück zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist nur in Ausnahmefällen erlaubt, z. B. bei geänderten wirtschaftlichen Verhältnissen, die hier nicht vorlagen. Zwar ist die Berichtigung materieller Fehler rechtlich zulässig, dabei handelt es sich beim Wahlrecht zur Gewinnermittlung aber gerade nicht. Eine Berechtigung zur Änderung war daher nicht möglich. 

6. Rückabwicklung einer Anteilsübertragung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte darüber zu entscheiden, ob die Rückabwicklung einer Anteilsübertragung von GmbH-Anteilen unter Eheleuten rückwirkend die Steuerpflicht des ursprünglich steuerpflichtigen Übertragungsvorgangs entfallen lässt. 

Ein zusammen zur Einkommensteuer veranlagtes Ehepaar vereinbarte abweichend vom gesetzlichen Güterstand der Zugewinngemeinschaft mit notariellem Vertrag den Güterstand der Gütertrennung. Der Ehemann war an einer GmbH beteiligt. Zum Ausgleich des Zugewinns übertrug er seiner Ehefrau Anteile an der GmbH. Die Eheleute gingen aufgrund steuerlicher Beratung übereinstimmend davon aus, dass diese Übertragung steuerfrei sein würde und erklärten in der Einkommensteuererklärung keinen Veräußerungsgewinn. Dies sah das Finanzamt anders und setzte entsprechende Einkommensteuer bezogen auf den Übertragungsvorgang fest. 

Daraufhin schlossen die Eheleute eine notarielle Änderungsvereinbarung. Die Ehefrau übertrug ihrem Ehemann die GmbH-Anteile zur Alleinberechtigung zurück und trat die Gesellschaftsanteile an ihn ab. Sie vereinbarten nunmehr eine Geldzahlung des Ehemannes an seine Frau. Diese stundete ihrem Mann jedoch die Zahlung. Es wurde vertraglich festgehalten, dass die Eheleute im ursprünglichen Vertrag von dessen Steuerfreiheit ausgegangen waren. 

Sowohl das Finanzgericht (FG) als auch der BFH schlossen sich der Auffassung der Kläger an und entschieden, dass die rückwirkende Änderung des Ehevertrages anzuerkennen sei, da die Eheleute darlegen und nachweisen konnten, dass sie den ursprünglichen Vertrag nur deshalb so geschlossen hatten, weil sie übereinstimmend von der Steuerfreiheit ausgegangen waren. Somit sei die Geschäftsgrundlage ausnahmsweise entfallen. 

Insbesondere komme es nicht darauf an, ob das Finanzamt von den Umständen, die Geschäftsgrundlage des ursprünglichen Vertrages geworden waren, Kenntnis hatte. 

7. Steuerprüfung: Aufbewahrung von E-Mails

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit dem am 18.9.2025 veröffentlichtem Urteil vom 30.4.2025 entschieden, dass E-Mails im geschäftlichen Verkehr Handels- oder Geschäftsbriefe sind und damit unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht fallen können. Dies hat zur Folge, dass qualifizierte E-Mails bei Bedarf im Rahmen einer steuerlichen Prüfung auch vorgelegt werden müssen. 

Steuerpflichtige sind jedoch nicht verpflichtet, ein Gesamtjournal vorzulegen, also eine Übersicht über sämtliche E-Mails, auch solche, ohne steuerlichen Bezug. Dieser Forderung der Finanzverwaltung hat der BFH in seinem Urteil eine Absage erteilt. 

Ob eine E-Mail tatsächlich einen aufbewahrungspflichtigen Handels- oder Geschäftsbrief darstellt, hängt davon ab, ob die E-Mail selbst oder deren Anhang steuerlich relevante Informationen enthält. 

Im vom BFH entschiedenen Fall ging es um Konzernverrechnungspreise, wobei auch Unterlagen hierzu aufbewahrungspflichtig sind. Das Finanzamt hatte u. a. konkret E-Mails angefordert, die sich auf die Vereinbarung und auf deren Durchführung bezogen. Diese Aufforderung war nach der Entscheidung des BFH auch hinreichend bestimmt. 

Hieraus folgt, dass geschäftsrelevante E-Mails wie Handels- und Geschäftsbriefe systematisch aufzubewahren sind und steuerlich relevante Anhänge und Vereinbarungen jederzeit auffindbar sind. Sofern noch nicht geschehen, sollte die Verfahrensdokumentation für IT-Systeme und interne Arbeitsprozesse im Unternehmen angepasst werden.