Valt bedrijfsfitness onder de werkkostenregeling?

Ja, bedrijfsfitness kan onder de werkkostenregeling (WKR) vallen, maar de fiscale behandeling hangt af van hoe je de voorziening aanbiedt en of er een gerichte vrijstelling of arbogrond van toepassing is. In de meeste gevallen valt een fitnessabonnement in de vrije ruimte en telt het mee als eindheffingsloon. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over fitness en de werkkostenregeling 2026.

Hoeveel vrije ruimte heeft een werkgever binnen de werkkostenregeling?

Binnen de werkkostenregeling 2026 bedraagt de vrije ruimte 1,7% over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Vergoedingen en verstrekkingen die je in de vrije ruimte onderbrengt, zijn onbelast voor de werknemer. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Voor een mkb-werkgever met een loonsom van bijvoorbeeld 1 miljoen euro betekent dit een vrije ruimte van circa 10.800 euro per jaar. Dat klinkt ruim, maar de vrije ruimte wordt al snel gevuld met kerstpakketten, personeelsfeesten, opleidingen buiten de gerichte vrijstelling en andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Een fitnessabonnement voor meerdere medewerkers kan die ruimte flink aanspreken, zeker als het gaat om een groepsabonnement bij een commerciële sportschool.

Goed beheer van de vrije ruimte begint bij een overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen die je als werkgever doet. Pas dan zie je hoeveel ruimte er feitelijk resteert voor voorzieningen zoals bedrijfsfitness.

Valt een fitnessabonnement onder een gerichte vrijstelling?

Een regulier fitnessabonnement valt niet onder een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Gerichte vrijstellingen zijn limitatief opgesomd in de wet en gelden voor specifieke categorieën zoals reiskosten, studiekosten en bepaalde arbovoorzieningen. Fitness bij een commerciële sportschool valt daar in principe buiten.

Er is één uitzondering die in de praktijk regelmatig wordt toegepast: de arbogerichte vrijstelling. Als een fitnessvoorziening direct samenhangt met de arbeidsomstandigheden en voldoet aan de arbovoorwaarden, kan deze buiten de vrije ruimte blijven. Maar daar zijn strikte eisen aan verbonden. Meer daarover lees je in de volgende sectie.

Conclusie: voor de meeste werkgevers geldt dat een fitnessabonnement in de vrije ruimte wordt geplaatst. Dat is op zichzelf geen probleem, zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden.

Kan bedrijfsfitness als arbovoorziening worden aangemerkt?

Bedrijfsfitness kan als arbovoorziening worden aangemerkt, maar alleen als aan specifieke voorwaarden is voldaan. De voorziening moet dan op de werkplek of in een bedrijfsfitnessruimte plaatsvinden en rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid van de werkgever. Is dat het geval, dan valt de verstrekking buiten de vrije ruimte en is er geen eindheffing verschuldigd.

De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan een arbogerichte fitnessvoorziening:

De fitness vindt plaats op de werkplek of in een ruimte die de werkgever ter beschikking stelt.
Er is een aantoonbare relatie met de arbeidsomstandigheden, bijvoorbeeld bij fysiek zwaar werk of ter preventie van verzuim.
De voorziening is opgenomen in een actief arboplan of risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
De werknemer betaalt er zelf niets voor.

Een abonnement bij een externe sportschool voldoet in de meeste gevallen niet aan deze eisen, ook al verwijst de werkgever naar gezondheidsbeleid. De locatie en de onderbouwing in het arbobeleid zijn doorslaggevend. Twijfel je of jouw situatie kwalificeert? Dan is het verstandig dit vooraf af te stemmen met een fiscalist of salarisadministrateur.

Wat is het verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen?

Het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen is fiscaal relevant omdat de waardering en soms ook de behandeling binnen de werkkostenregeling kan verschillen. Vergoeden betekent dat de werknemer zelf betaalt en de kosten terugkrijgt. Verstrekken houdt in dat de werkgever rechtstreeks betaalt voor de werknemer. Ter beschikking stellen betekent dat de werkgever eigenaar blijft van de voorziening en de werknemer er gebruik van maakt.

Vergoeden en verstrekken

Bij het vergoeden of verstrekken van een fitnessabonnement wordt de waarde van het abonnement als loon in natura aangemerkt. Dit bedrag moet in de vrije ruimte worden ondergebracht of als regulier loon worden belast. De waardering is de factuurwaarde inclusief btw.

Ter beschikking stellen

Bij ter beschikking stellen, bijvoorbeeld een fitnessruimte op kantoor die werknemers mogen gebruiken, gelden andere regels. Als de ruimte op de werkplek is en onderdeel uitmaakt van het arbobeleid, kan de nihilwaardering van toepassing zijn. Dat betekent dat de verstrekking op nul wordt gewaardeerd en er geen eindheffing verschuldigd is. Dit is voor veel werkgevers de meest voordelige constructie.

De keuze voor de juiste vorm heeft dus directe gevolgen voor de fiscale last. Het loont om dit bewust te kiezen en goed vast te leggen in de administratie.

Hoe boek je bedrijfsfitness correct in de loonadministratie?

Bedrijfsfitness boek je in de loonadministratie als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte, tenzij de arbo-uitzondering van toepassing is. Je legt de kosten vast als werkgeversvergoeding, kent deze toe aan de juiste werknemer(s) en verwerkt het bedrag in de berekening van de vrije ruimte aan het einde van het kalenderjaar.

Praktisch gezien betekent dit het volgende:

Leg per werknemer vast welke vergoeding of verstrekking is gedaan en wat de waarde daarvan is.
Houd gedurende het jaar bij hoeveel van de vrije ruimte al is gebruikt door andere vergoedingen.
Controleer aan het einde van het jaar of de totale vrije ruimte is overschreden en bereken de eventuele eindheffing van 80%.
Bij een arbovoorziening: zorg voor schriftelijke onderbouwing vanuit het arbobeleid en bewaar die in de administratie.

Een correcte verwerking voorkomt naheffingen en boetes bij een boekenonderzoek. Zeker als je meerdere secundaire arbeidsvoorwaarden aanbiedt, is een goed bijgehouden overzicht van de vrije ruimte onmisbaar.

Hoe Auren u helpt met de werkkostenregeling

De werkkostenregeling lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk zitten er genoeg addertjes onder het gras. Zeker als je als werkgever meerdere vergoedingen combineert, de vrije ruimte nauwlettend wilt bewaken en tegelijk wilt voldoen aan de regels rondom arbobeleid en loonadministratie.

Wij helpen mkb-ondernemers bij het correct inrichten en beheren van de werkkostenregeling. Concreet betekent dat:

Inzicht in welke vergoedingen en verstrekkingen in jouw situatie fiscaal het voordeligst zijn.
Correcte verwerking in de salarisadministratie, zodat je bij een controle altijd kunt aantonen dat alles klopt.
Advies over de arbo-uitzondering en wanneer die realistisch van toepassing is.

Wil je weten of jouw huidige aanpak van bedrijfsfitness en andere secundaire arbeidsvoorwaarden fiscaal optimaal is? Neem contact op met Auren en we kijken het samen met je door.