Stand: Oktober 2026

Grenzüberschreitende Tätigkeiten gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Beschäftigte reisen zu Besprechungen und Veranstaltungen oder arbeiten vorübergehend bei Kunden, auf Baustellen oder in verbundenen Unternehmen im Ausland.

Dabei muss geklärt werden, welches nationale Sozialversicherungsrecht gilt und ob eine A1-Bescheinigung zu beantragen ist. Nachdem das Europäische Parlament die Reform bereits im Juli 2026 angenommen hatte, hat der Rat der Europäischen Union der Änderungsverordnung am 28. September 2026 endgültig zugestimmt. Mit der Annahme durch den Rat ist die politische Beschlussfassung auf EU-Ebene abgeschlossen.

Über den damaligen Stand des Gesetzgebungsverfahrens und die wesentlichen Reforminhalte hatten wir bereits im Juli 2026 berichtet. Unser früherer Beitrag ist hier abrufbar: Reform der EU-Sozialversicherungskoordination.

Geändert werden die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und die Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009. Die wesentlichen in diesem Beitrag dargestellten Neuregelungen zum anwendbaren Sozialversicherungsrecht und zum A1-Verfahren werden grundsätzlich erst 24 Monate nach dem Inkrafttreten der Änderungsverordnung angewendet. Einzelne Vorschriften, darunter die neue Definition der Geschäftsreise, gelten bereits ab dem Inkrafttreten. Die daran anknüpfende Ausnahme von der Beantragung einer A1-Bescheinigung wird jedoch grundsätzlich erst 24 Monate nach dem Inkrafttreten angewendet. Die konkreten Anwendungszeitpunkte lassen sich erst nach der Veröffentlichung der Änderungsverordnung im Amtsblatt der Europäischen Union bestimmen. Bis zum jeweiligen Anwendungsbeginn gilt grundsätzlich die bisherige Rechtslage.

Die Übergangszeit bis zum jeweiligen Anwendungsbeginn sollten Unternehmen nutzen, um Auslandseinsätze frühzeitig zu erfassen, sozialversicherungsrechtlich einzuordnen und ihre A1-, Entsende- und Geschäftsreiseprozesse zu überprüfen

A1-Antrag grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn

Bei einer Entsendung muss die A1-Bescheinigung künftig grundsätzlich vor Beginn der Tätigkeit im anderen Mitgliedstaat beantragt werden. Kann die Bescheinigung nicht sofort ausgestellt werden, stellt der zuständige Träger automatisch eine Eingangsbestätigung aus. Diese dient als Nachweis, dass die A1-Bescheinigung rechtzeitig beantragt wurde.

Erleichterungen bei bestimmten Geschäftsreisen

Die Reform führt in der Durchführungsverordnung erstmals eine ausdrückliche Definition der Geschäftsreise ein. Nicht jede Reise, die arbeitsrechtlich oder umgangssprachlich als Geschäftsreise bezeichnet wird, fällt darunter.

Bei Geschäftsreisen im Sinne der Neuregelung ist im Anwendungsbereich des Art. 12 grundsätzlich kein A1-Antrag erforderlich. Erfasst werden zeitlich begrenzte Tätigkeiten im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers oder einer selbstständig tätigen Person, bei denen weder Dienstleistungen erbracht noch Waren geliefert werden. Hierzu können insbesondere die Teilnahme an geschäftlichen Besprechungen, kulturellen oder wissenschaftlichen Veranstaltungen, Konferenzen und Seminaren sowie der Besuch von Schulungs- oder Fortbildungsveranstaltungen gehören.

Wer dagegen im Rahmen der Reise Dienstleistungen erbringt oder Waren liefert, fällt nicht unter die Geschäftsreiseausnahme. Dies dürfte regelmäßig etwa bei Montage-, Installations- oder operativen Baustellentätigkeiten der Fall sein. Entscheidend ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit, nicht die Bezeichnung der Reise.

Diese Verfahrensausnahme bezieht sich auf Tätigkeiten nach Art. 12 und gilt nicht für die Feststellung der anwendbaren Rechtsvorschriften bei gewöhnlichen Tätigkeiten in zwei oder mehr Mitgliedstaaten nach Art. 13. Der Wegfall der Verpflichtung, eine A1-Bescheinigung zu beantragen, ändert zudem grundsätzlich nichts an der sozialversicherungsrechtlichen Zuordnung. Unternehmen müssen daher auch Geschäftsreisen rechtlich einordnen und nachvollziehbar dokumentieren.

Ausnahme für kurzfristige Entsendungen

Für Tätigkeiten nach Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 ist eine weitere Erleichterung vorgesehen: Beträgt die Gesamtdauer der Tätigkeit innerhalb eines Zeitraums von 30 aufeinanderfolgenden Tagen höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage, ist grundsätzlich kein A1-Antrag erforderlich. Für bestimmte Tätigkeiten im Bausektor gilt diese Ausnahme jedoch nicht.

Die Drei-Tage-Regel ist keine allgemeine Bagatellgrenze für grenzüberschreitende Tätigkeiten. Auch in diesen Fällen bleibt Art. 12 die Grundlage für die Fortgeltung des bisherigen Sozialversicherungsrechts.

Auch bei kurzfristigen Einsätzen bleibt eine belastbare Dokumentation wichtig. Unternehmen sollten insbesondere festhalten, wann, wie lange und mit welcher Aufgabe eine Person im Ausland tätig war. Auf Verlangen des zuständigen Trägers im Tätigkeitsstaat muss zudem nachgewiesen werden können, dass die Voraussetzungen der Ausnahme erfüllt sind.

Dreimonatige vorherige Unterstellung

Wird eine Person im Hinblick auf eine Entsendung eingestellt, setzt die Anwendung des Art. 12 künftig voraus, dass sie während der drei Monate unmittelbar vor Beginn ihrer Beschäftigung bereits den Rechtsvorschriften des Staates unterlag, in dem der Arbeitgeber niedergelassen ist. Eine Beschäftigung bei demselben Arbeitgeber während dieses Zeitraums ist nicht erforderlich.

Gerade bei Neueinstellungen mit zeitnahem Auslandseinsatz sollte diese Voraussetzung vorab geprüft und dokumentiert werden.

Für Selbstständige setzt Art. 12 künftig voraus, dass sie im Niederlassungsstaat gewöhnlich eine substanzielle selbstständige Tätigkeit ausüben und diese bereits während eines Zeitraums von mindestens drei Monaten vor der vorübergehenden Auslandstätigkeit ausgeübt haben. Während der Auslandstätigkeit müssen dort zudem weiterhin die Voraussetzungen bestehen, die eine Wiederaufnahme der Tätigkeit nach der Rückkehr ermöglichen.

Entsendung oder gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten?

Nicht jeder wiederkehrende Auslandseinsatz ist eine Entsendung. Arbeitet eine Person gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten, kann eine Tätigkeit nach Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 vorliegen, die häufig als Mehrstaattätigkeit bezeichnet wird.

Für die Abgrenzung sind nach den allgemeinen Koordinierungsgrundsätzen insbesondere das geplante Einsatzmuster sowie Häufigkeit, Regelmäßigkeit und Verteilung der Tätigkeiten zu berücksichtigen. Von vornherein geplante, regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten in mehreren Staaten können für eine Mehrstaattätigkeit sprechen. Die Feststellung der anwendbaren Rechtsvorschriften bei einer Mehrstaattätigkeit gilt künftig grundsätzlich für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten; dabei wird die für die folgenden zwölf Kalendermonate prognostizierte Tätigkeitssituation berücksichtigt. Nach Ablauf der 24 Monate sind die anwendbaren Rechtsvorschriften anhand der dann bestehenden Situation der betreffenden Person erneut zu beurteilen.

Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz und Vereinigtes Königreich gesondert prüfen

Für Island, Liechtenstein und Norwegen setzt die Anwendung grundsätzlich eine Übernahme der neuen EU-Regelungen in das EWR-Abkommen voraus. Auch für die Schweiz und das Vereinigte Königreich gelten gesonderte Rechtsgrundlagen. Die Neuregelungen werden in diesen Staaten daher nicht automatisch zeitgleich oder inhaltsgleich anwendbar.

Unser Fazit

Die Reform kann bei bestimmten Geschäftsreisen und sehr kurzen grenzüberschreitenden Tätigkeiten nach Art. 12 zu administrativen Erleichterungen führen. Ob eine Geschäftsreise, eine Entsendung oder eine gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten vorliegt, hängt jedoch von der konkreten Tätigkeit und dem geplanten Einsatzmuster ab. Grenzüberschreitende Tätigkeiten müssen daher weiterhin sozialversicherungsrechtlich beurteilt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Auren unterstützt Unternehmen und Selbstständige bei der Beurteilung grenzüberschreitender Tätigkeiten, bei der Durchführung von A1-Verfahren sowie bei der Überprüfung und Anpassung bestehender Entsende- und Geschäftsreiseprozesse.