Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist oft noch Resturlaub übrig. Diesen muss der Arbeitgeber auszahlen.

In diesen Fällen muss der Urlaub ausgezahlt werden

Wenn Beschäftigte bis zur Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Urlaubstage nicht genommen haben, haben sie einen Anspruch darauf, dass ihnen der Urlaub ausgezahlt wird. Der Arbeitgeber ist nach dem Bundesurlaubsgesetz (§ 7 Abs. 4 BUrlG) dazu verpflichtet, einen finanziellen Ausgleich zu leisten.

Verstößt ein Arbeitgeber gegen seine Pflicht, Mitarbeitende über ihren Urlaubsanspruch zu informieren und wird in der Folge der Urlaub nicht genommen, entsteht ebenfalls ein Urlaubsabgeltungsanspruch. Unabhängig von der Verletzung der Aufklärungspflicht kann dieser Anspruch als reiner Geldanspruch jedoch vertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen. Formulierungen in Vergleichen, wonach Urlaub „in natura gewährt“ wurde, hat das BAG für nichtig erklärt, wenn sie den gesetzlichen Mindesturlaub ausschließen. In der Folge besteht der Urlaubsabgeltungsanspruch.

Berechnung Urlaubsentgelt

Für die Berechnung gelten dieselben Regeln, die auch für die Berechnung des Urlaubsentgelts nach § 11 Abs. 1 BUrlG gelten: Bezugszeitraum ist das letzte Kalenderquartal, also der Zeitraum der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Für dieses Quartal wird das Entgelt berechnet und anschließend durch 13 Wochen und die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage geteilt. Das Ergebnis ist der Wert eines Urlaubstages.

Der Arbeitgeber darf bei der Berechnung nicht allein den Basislohn berechnen: Zum Arbeitsverdienst gehören grundsätzlich alle Zulagen und Leistungen des Arbeitgebers. Diese müssen auch bei der Berechnung der Urlaubsabgeltung berücksichtigt werden. Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld dagegen ist nur dann zu berücksichtigen, wenn tarifliche oder vertragliche Regelungen dies ausdrücklich so festlegen. Ganz wichtig: Überstundenvergütungen fließen grundsätzlich nicht in die Ermittlung der Urlaubsabgeltung ein.

Berechnung Urlaubsanspruch

Viel komplexer ist aber oftmals die Ermittlung des Urlaubsanspruchs, z.B. bei Mitarbeitern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten. Hier muss man – z.B. bei einer Aushilfe mit sehr unregelmäßigen Arbeitszeiten – zwei Dinge getrennt betrachten: die Anzahl der Urlaubstage und die Bezahlung des Urlaubs. Entscheidend ist grundsätzlich, an wie vielen Tagen die Aushilfe normalerweise arbeitet – nicht, wie viele Stunden sie an einem einzelnen Arbeitstag leistet.

Rechtsgrundlage ist insbesondere § 3 BUrlG für die Urlaubsdauer und § 11 BUrlG für das Urlaubsentgelt. Dabei sind zwei Fragen wichtig:

1. Wie viele Urlaubstage stehen der Aushilfe zu?
   Arbeitet die Aushilfe beispielsweise einmal 8 Stunden, einmal 2 Stunden und einmal 14 Stunden, sind das zunächst drei Arbeitstage. Für den Urlaub zählt grundsätzlich jeder Tag, an dem sie nach dem Arbeitszeitmodell gearbeitet hätte, als ein Urlaubstag – unabhängig von der Stundenzahl.

Bei unregelmäßiger Beschäftigung muss man die Urlaubsdauer auf die tatsächlichen Arbeitstage umrechnen. Bei einer üblichen Fünf-Tage-Woche beträgt der gesetzliche Mindesturlaub beispielsweise 20 Arbeitstage pro Jahr.

Eine mögliche Berechnung lautet:  Urlaubstage = 20 x (individuelle Arbeitstage/260)

Dabei entsprechen 260 Arbeitstage fünf Arbeitstagen pro Woche über 52 Wochen. Bei schwankender Beschäftigung muss ein sachgerechter, repräsentativer Zeitraum zugrunde gelegt werden.

2. Wie wird der Urlaub bezahlt?
   Das ist der deutlich schwierigere Ansatz:  Ein Urlaubstag darf nicht automatisch immer mit 8 Stunden bewertet werden, wenn die Aushilfe tatsächlich einmal 2, einmal 8 und einmal 14 Stunden arbeitet.

Das Urlaubsentgelt richtet sich grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen gemäß § 11 Abs. 1 BUrlG).

Bei stark schwankenden Arbeitszeiten muss die konkrete Berechnung so erfolgen, dass die Vergütung für die urlaubsbedingt ausfallende Arbeitszeit angemessen berücksichtigt wird.

Häufig liegt bei sehr schwankenden Einsatzzeiten Arbeit auf Abruf im Sinne des § 12 TzBfG vor. Das ist für die Urlaubsberechnung entscheidend, weil nicht nur die Urlaubstage und das Urlaubsentgelt zu berechnen sind, sondern zunächst die gesetzlichen Folgen der fehlenden Arbeitszeitvereinbarung geprüft werden müssen:

1. Arbeitsrechtliche Einordnung: 20 Wochenstunden

Nach § 12 Abs. 1 TzBfG gilt bei vereinbarter Arbeit auf Abruf ohne Festlegung der wöchentlichen Arbeitszeit grundsätzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 18. Oktober 2023 ausdrücklich bestätigt (Az. 5 AZR 22/23).  Dieser Ansatz wäre zu wählen bei folgendem Rahmen:

– Es gibt keine vereinbarte Wochenarbeitszeit.

– Die Einsätze werden nach Bedarf festgelegt.

– Die Aushilfe wird mit unterschiedlichen Stundenumfängen eingesetzt.

Die tatsächliche Abrechnung nur der jeweils geleisteten Stunden beseitigt diese gesetzliche Fiktion nicht automatisch. Deshalb sollte man prüfen, ob wirklich Arbeit auf Abruf vereinbart ist und ob ausnahmsweise objektive Anhaltspunkte für eine andere vereinbarte Arbeitszeit bestehen.

Weiter wichtig zu beachten: bei fehlender Festlegung der täglichen Arbeitszeit gilt zudem, dass der Arbeitgeber die Arbeitsleistung jeweils für mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden in Anspruch nehmen muss (§ 12 Abs. 1 TzBfG).

Hier wird es also regelmäßig sehr teuer für den Arbeitgeber.

2. Berechnung Urlaubsanspruch

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt vier Wochen pro Jahr. Bei einer Fünftagewoche sind das 20 Urlaubstage, bei einer Sechstagewoche 24 Urlaubstage (§ 3 BUrlG). Ist die Anzahl der Arbeitstage pro Woche nicht festgelegt, lässt sich aus z.B. 20 Wochenstunden allein keine abschließende Anzahl von Urlaubstagen ableiten.

Für eine belastbare Berechnung muss man feststellen, wie sich die Arbeitstage im tatsächlichen Arbeitsverhältnis verteilen. Eine bloße Auswahl einzelner Wochen wäre dafür nicht ausreichend.

Auch hier ist  § 11 Abs. 1 BUrlG maßgeblich: Der durchschnittliche Arbeitsverdienst den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn ist zugrunde zu legen; zusätzlich gezahlter Überstundenverdienst bleibt grundsätzlich außen vor.

Bei Arbeit auf Abruf ist die Schwierigkeit, dass nicht feststeht, wie viele Stunden ohne Urlaub tatsächlich abgerufen worden wären.

Für die Abrechnung geht die Praxis daher folgendermaßen vor:

1. Den durchschnittlichen Stundenverdienst der letzten 13 Wochen ermitteln.
2. Die Anzahl der durch den Urlaub ausfallenden Arbeitsstunden anhand der tatsächlichen Einsatzpraxis sachgerecht bestimmen.
3. Das Urlaubsentgelt aus den so ermittelten Ausfallstunden und dem durchschnittlichen Stundenverdienst berechnen.

Wichtig: Die Aushilfe darf nicht dadurch schlechtergestellt werden, dass während ihres Urlaubs schlicht keine Einsätze mehr abgerufen werden.

Für die Zukunft sollte man dringend die vertragliche Situation bereinigen. Wenn tatsächlich Arbeit auf Abruf vorliegt, sollte die Vereinbarung künftig sowohl die wöchentliche als auch die tägliche Arbeitszeit und den zeitlichen Rahmen der möglichen Einsätze regeln.

Besonderheit Elternzeit

Arbeitgeber sollten darauf achten, von ihrem Recht, den Urlaub bei Elternzeit anteilig zu kürzen, möglichst rechtzeitig – also noch während das Arbeitsverhältnis besteht – Gebrauch zu machen. Es reicht, eine entsprechende Information oder einen Hinweis in die Elterngeldbestätigung aufzunehmen, dass der Urlaub für jeden vollen Monat einer Beschäftigung gekürzt wird. Ist der Urlaubsabgeltungsanspruch entstanden, darf er nicht mehr gekürzt werden nach § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG. Dabei gilt: Nur der Erholungsurlaub darf vom Arbeitgeber gekürzt werden.

Urlaubsabgeltung bei Austritt

Ganz wichtig: Der Urlaubsanspruch wird nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu einem reinen Geldanspruch. Wer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet und seinen Resturlaub bis dahin nicht genommen hat, kann dafür Urlaubsabgeltung verlangen – auch wenn er auf eigenen Wunsch geht. Die finanzielle Vergütung für nicht genommenen Jahresurlaub auszuschließen, widerspricht EU-Recht. 

Aber: Der Abgeltungsanspruch für nicht genommenen Urlaub kann arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen. Wenn der Anspruch dann nicht rechtzeitig geltend gemacht wird, erlischt er grundsätzlich.

Urlaubsabgeltung bei Krankheit

Auch während einer längeren Erkrankung entsteht grundsätzlich weiterhin der gesetzliche Urlaubsanspruch. Wird ein Arbeitnehmer vor dem geplanten Urlaub arbeitsunfähig und/oder bleibt es auch währenddessen, dürfen diese Tage nicht einfach als verbrauchte Urlaubstage behandelt werden.

Bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit gelten besondere Regeln:

• Kann der Urlaub wegen durchgehender Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden, verfällt der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.
• Bei Urlaub aus dem Jahr 2025 wäre dies grundsätzlich der 31. März 2027.
• Die konkrete Frist und ein möglicher Verfall hängen auch davon ab, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungs- und Hinweispflichten erfüllt hat und ob der Arbeitnehmer tatsächlich dauerhaft arbeitsunfähig war.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere §§ 7 und 9 BUrlG sowie die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischen Gerichtshofs.

Auch ein Urlaubsabgeltungsanspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Auf die Erfüllung der arbeitgeberseitigen Mitwirkungspflichten kommt es dabei nicht an.

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