Betriebsveranstaltungen sind den meisten geläufig. Die Grundlagen dazu sind meist bekannt.
Für eventuelle Unklarheiten fassen wir diese hier noch einmal zusammen.

Grundsätzlich ist eine Betriebsveranstaltung ein betriebliches Event mit gesellschaftlichem Charakter, also z.B. eine Weihnachtsfeier, ein Betriebsausflug oder auch eine Jubiläumsfeier.

Besonders wichtig ist: Sie muss allen Mitarbeitenden oder zumindest einer klar abgegrenzten Gruppe (z. B. allen Mitarbeitenden einer Abteilung) offenstehen beziehungsweise alle Mitarbeiter des Unternehmens oder einer Abteilung müssen eingeladen sein.

Wichtig für die Versteuerung ist der Freibetrag von 110,00 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung.
Dieser gilt für bis zu 2 Veranstaltungen pro Jahr. Verbleiben die Kosten einer Veranstaltung unter 110,00 Euro je Mitarbeiter, ist die Veranstaltung steuerfrei. Übersteigen die Pro-Kopf-Kosten den Freibetrag von 110,00 Euro wird nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Ein Beispiel:  Haben wir eine Veranstaltung mit 34 Teilnehmern und Gesamtkosten von 5.440,00 Euro, dann kommen wir auf Einzelkosten von 160,00 Euro pro Person. Davon sind dann entsprechend 110,00 Euro steuerfrei und 50,00 Euro steuerpflichtig.

Doch wie ermitteln wir die Kosten?
Es gibt bei einer Veranstaltung viele kleine Themenstellungen: Essen & Getränke, Raummiete, Rahmenprogramm (DJ, Künstler), Fahrtkosten für die Anreise, Geschenke (wenn im Rahmen der Veranstaltung übergeben). Hier muss beachtet werden, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers immer inkl. Umsatzsteuer gerechnet werden und dass auch Kosten für Begleitpersonen dem Mitarbeiter zugerechnet werden.

Die Gesamtkosten werden also auf alle tatsächlich teilnehmenden Personen verteilt: die Mitarbeiter, eventuelle Begleitpersonen und sogar gegebenenfalls Leiharbeitnehmer.

Vorsicht bei den Mitarbeitenden, die zwar angemeldet waren, aber nicht zur Veranstaltung erschienen sind! Diese können erheblichen Einfluss auf die steuerliche Beurteilung haben, da man meist mit einem Kostensatz pro Person kalkuliert hat. Wenn dann Teilnehmer nicht erscheinen, kann das große Auswirkungen haben.

Gehen wir wieder von unserer Veranstaltung im Beispiel aus:
Wir haben 34 Teilnehmer und die Organisatoren haben sich an der 110,00 Euro Grenze orientiert und daher Gesamtkosten von 3.650,00 Euro geplant, womit sie knapp unter der Freigrenze verblieben wären. Wenn fünf Teilnehmer nicht erscheinen, müssen die Kosten auf die verbleibenden 29 Teilnehmer verteilt werden. Damit wird der Freibetrag von 110,00 Euro pro Person überschritten, und eine anteilige Versteuerung muss erfolgen.

Dabei kann der Arbeitgeber wählen zwischen der individuellen Versteuerung (beim Arbeitnehmer) oder der Pauschalversteuerung mit 25 % (§ 40 Abs. 2 EStG). Dabei wird meist die Pauschalversteuerung gewählt, da diese eine SV-Freiheit nach sich zieht.

In der Praxis nimmt neben den Arbeitnehmern häufig auch der eine oder andere Geschäftspartner an einer Betriebsveranstaltung teil. Wie hat die Besteuerung für diese Teilnehmer zu erfolgen? Und lässt sie sich teilweise vermeiden?

Für Geschäftspartner gilt Folgendes:
Der Geschäftspartner muss den erhaltenen Vorteil grundsätzlich selbst versteuern. Der Freibetrag von 110,00 Euro (der für Arbeitnehmer gilt) steht ihm nicht zu.
Auch hier gibt es eine Möglichkeit, diese Steuerpflicht für den Geschäftspartner zu vermeiden: Der veranstaltende Unternehmer kann die Steuer pauschal nach § 37 b EStG mit 30 % übernehmen. Dann muss nicht der Geschäftspartner die Steuer zahlen, sondern der Unternehmer.

Hier wird es jedoch komplex: Enthalten die Gesamtkosten auch Bewirtungskosten (also z. B. Essen und Getränke), sollten diese für die Geschäftspartner herausgerechnet werden, da Bewirtungskosten beim Geschäftspartner nicht zu einer Steuerpflicht führen. Dadurch muss auf diesen Teil auch keine 30-%-Pauschalsteuer gezahlt werden.

Es gibt allerdings eine Ausnahme: Bei mehrtägigen Incentive-Reisen dürfen die Bewirtungskosten nicht herausgerechnet werden. Hier bleibt also die volle Bemessungsgrundlage bestehen.

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