Die Einführung der E‑Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Seit 01.01.2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. In den folgenden Jahren wird die E‑Rechnung schrittweise auch im Rechnungsausgang verpflichtend. Für Unternehmen bedeutet das: Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten müssen rechtzeitig angepasst werden.

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Entscheidend ist nicht das äußere Erscheinungsbild, sondern die strukturierte Datenbasis.
Eine PDF‑Rechnung allein gilt nicht als E‑Rechnung, da sie nicht automatisiert verarbeitet werden kann.

In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF‑Rechnung mit einer eingebetteten XML‑Datei. Unternehmen können die Rechnung wie gewohnt lesen, während Buchhaltungs‑ und ERP‑Systeme die strukturierten Daten automatisiert auslesen.

XRechnung

Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML‑Daten und enthält keine visuelle Darstellung. Sie ist insbesondere bei Behörden und großen Unternehmen verpflichtend. Für den Versand wird in der Regel eine Leitweg‑ID benötigt. Eine Verarbeitung ist nur softwaregestützt möglich.

Gesetzliche Vorgaben und Fristen zur E‑Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform technisch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für den Rechnungsausgang gelten im Business to Business Bereich – also bei der Rechnungsausstellung an andere Unternehmen – folgende Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF‑Rechnungen versendet werden.
• Bis Ende 2027 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versendet werden, sofern das Unternehmen einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR hatte.
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen verpflichtend erstellen und versenden.

Ausgenommen für den Rechnungsausgang sind Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Wer ist von der E‑Rechnung betroffen?

Betroffen sind alle Unternehmer nach § 2 UStG, also alle Unternehmen und Selbstständigen, die nachhaltig Einnahmen erzielen – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform.

Die Pflicht zur E‑Rechnung betrifft sowohl:

• den Rechnungseingang als auch
• den Rechnungsausgang.

Besonders relevant ist der Rechnungseingang: Der Vorsteuerabzug ist bei E‑Rechnungen an die ordnungsgemäße Verarbeitung und Archivierung der XML‑Daten geknüpft. Nur korrekt verarbeitete E‑Rechnungen sichern den Vorsteueranspruch.

Fazit: Jetzt handeln, später profitieren

Die E‑Rechnung Pflicht ist keine rein technische Vorgabe, sondern eine strategische Weichenstellung. Unternehmen, die sich frühzeitig mit Formaten, Fristen und Prozessen befassen, sichern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schaffen auch effizientere Abläufe im Rechnungswesen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Umsetzung der auf Sie passgenau zugeschnittenen neuen Rechnungswesenprozesse. Sprechen Sie uns gerne dazu an.