En épocas de crisis económicas las empresas se ven obligadas frecuentemente a realizar una reducción de costos para poder subsistir. Pero esta reducción, muchas veces aplicada sin una proyección estratégica, y sin una visión sistémica de la organización, no solo no siempre produce los resultados esperados a corto plazo, sino que rara vez logra objetivos de mediano y largo plazo.
Por esto, es importante tener una gestión eficiente de costos en las empresas, no solo en momentos de crisis, sino como parte de una estrategia a largo plazo, y viendo a la organización como un conjunto de partes interrelacionadas, en dónde los costos son el resultado de diversos factores que inciden en el proceso productivo.
Usualmente se asocia la reducción de costos, con la reducción de personal. Reducir la mano de obra, por medio de rebajas salariales o despidos trae consigo una mayor rotación de personal, inconformismo, baja de productividad, costes de contratación de nuevo personal y corte de la “curva de aprendizaje”. ¿Consecuencia? Mayores costos.
Entonces, ¿A dónde deben apuntar las acciones? Deben diseñarse estrategias más que de “reducción de costos”, de “gestión de costos”. Esto implica necesariamente el estudio de todos los procesos, detectando las debilidades de cada uno y su correlación con el resto, identificando aquellos costos suprimibles, los que pueden reducirse y aquellos efectivos o eficaces. Es necesaria la detección, prevención y eliminación del uso excesivo o innecesario de recursos. El plan tomará en cuenta el valor de cada reducción y el riesgo de perder productividad que significaría, así como el impacto que cada una de estas acciones puede provocar en la empresa.
La gestión de costos debe apuntar necesariamente a reducir la complejidad y estandarización de los procesos de negocio, eliminando aquellas actividades redundantes. Una organización simple y sencilla de gestionar.
¿Qué se debe incluir en la estrategia? Algunos puntos importantes, entre muchos otros que variaran de acuerdo a cada empresa, son los siguientes:
Mejora de la productividad. Comprende la generación de mayor volumen con la misma cantidad de recursos, o un mismo volumen con una cantidad menor de recursos.
Calidad y Control Interno. Base fundamental de cualquier plan de gestión. Alcanzar mayores niveles de calidad e implementar un sistema de control interno eficaz no implica mayores costos, sino lo contrario. Se logra mayor productividad y consecuentemente costos más bajos. Mejorar la calidad y el control en los procesos de trabajo lleva a una menor cantidad de errores, de productos con defectos y de repetición del trabajo, disminuyendo de tal forma los tiempos y recursos insumidos.
Tecnología. Implementación de software nuevo y eficiente. Pero se debe tener cuidado, aplicar la tecnología sobre los procesos antiguos no lleva a una reducción de los costos, si estos no son rediseñados, mejorándolos y simplificándolos antes de aplicar el cambio.
Capacitación. Capacitar al personal en herramientas de gestión, trabajo en equipo, calidad, productividad y mejora continua, entrenar en la detección y eliminación de actividades sin valor agregado.
Otros. Externalización de servicios (Outsourcing), reducción del inventario que ocupa espacio, genera necesidades de almacenamiento y no agrega valor, reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos y optimización del espacio físico utilizado.
Sin importar el tamaño que tenga una empresa, debe conocer minuciosamente las características y el proceso de elaboración del bien o servicio que ofrezca. De esta manera podrá realizar una gestión eficiente de sus costos, ofreciendo productos o servicios de calidad y precios razonables, logrando así una mayor rentabilidad.