Su cajero cobra, registra y paga; su cobrador cobra a sus deudores y paga proveedores, si esto es así, es momento de detenerse, reflexionar y darse cuenta que, seguramente, haya cosas para rever.

La sustentabilidad de su empresa, sin importar el giro del negocio, el lugar geográfico, la cultura en la cual se desarrolla, está directamente comprometida con el cuidado que usted tenga sobre las actividades claves de la misma. Cuidar de que estas actividades se desarrollen correctamente para que la empresa sea confiable, nosotros, los contadores, le llamamos “control interno”.

Control interno es una expresión creada para agregarle pomposidad, si uno se pone a pensar, los principios generales para que cualquier familia tenga sus cuentas bajo control, no distan mucho de aquellos que deben presentarse en la empresa multinacional.

A continuación expondremos los principios que debe contemplar:

División del trabajo

La separación de tareas busca prevenir que una sola persona ostente las tareas suficientes para controlar autónomamente una actividad completa, es decir, dividir el trabajo de forma suficiente que, una persona, por si misma, no pueda hundir o salvar su empresa. El ejemplo del cajero es el más evidente, una persona que puede cobrar, pagar y registrar contablemente la operativa, tiene mayores oportunidades de verse tentado a comprar los bienes personales que siempre soñó, con el dinero de su empresa.

Oposición de intereses

Ahora que tenemos las tareas divididas, sería bueno que esa división sea realizada con cierta conciencia, que las personas en la cadena de tareas no tengan los mismos intereses, sino la división de tareas resulta fútil. El vendedor que recibe  comisión por ventas y es controlado por un gerente que cobra bono por incremento de facturación, no parece ser la mejor forma de instrumentar una división de tareas, dado que sin control, ambos ganan.

Quien realiza, no revisa

Cuatro ojos ven mejor que dos. Es imprescindible, con el fin de minimizar la exposición a errores y una posible toma de decisiones equívoca, que las tareas sean revisadas por otra persona. Esta revisión, con una correcta distribución de tareas, le da a la empresa la posibilidad de moverse con mayor seguridad, sabiendo que aquellas actividades que son angulares son custodiadas con el mayor recelo.

Todo tiene que estar documentado

División de tareas, oposición de intereses, la figura del revisor, de nada sirve si no queda documentado. Toda empresa debe contar con manuales de procedimientos que permitan desarrollarse en el cargo, descripción de tareas que permitan estandarizar los quehaceres de cada cargo, y documentación que respalde que el control de revisar se ha realizado correctamente y que ambas partes, revisado y revisor, están de acuerdo con la tarea realizada.

Tener en cuenta estos principios, no nos asegura la sustentabilidad de la empresa, pero sí proporcionan las bases para que pueda crecer sana, libre de la tentaciones fraudulentas y con la misión clara de que la transparencia es más que una idea, es un fin; y si bien nada es seguro, aumentamos la probabilidad de tener las cuentas bajo control, como en casa…