Die Reform der EU-Sozialversicherungskoordination bringt keine grundlegende Änderung des bisherigen Entsenderechts, wohl aber zahlreiche praxisrelevante Anpassungen. Besonders die Einführung einer Mindestvorversicherungszeit, die Unterbrechungspflicht nach einer 24-monatigen Entsendung sowie die Erleichterungen bei kurzfristigen Geschäftsreisen werden die Entsendepraxis vieler Unternehmen beeinflussen.

Die geplante Reform der europäischen Vorschriften zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit geht in die nächste Runde: Nachdem sich der Rat der Europäischen Union und das Europäische Parlament bereits Ende April 2026 auf eine Überarbeitung der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 verständigt hatten, hat das Europäische Parlament die Reform Anfang Juli 2026 formell angenommen. Die abschließende Zustimmung des Rates sowie die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union stehen noch aus. Erst danach werden die neuen Regelungen rechtsverbindlich.

Für Arbeitgeber, die Mitarbeitende innerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz entsenden, zeichnet sich jedoch bereits heute ab, welche Änderungen künftig zu berücksichtigen sein werden. Ziel der Reform ist es, die Rechtssicherheit zu erhöhen, Missbrauch zu verhindern und die Verwaltungsverfahren zwischen den Mitgliedstaaten zu vereinheitlichen.

Grundsatz der Entsendung bleibt bestehen

Unverändert bleibt das sogenannte Ausstrahlungsprinzip. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen auch künftig während einer vorübergehenden Entsendung grundsätzlich weiterhin den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Entsendestaates unterliegen, sofern die Voraussetzungen der Verordnung erfüllt sind. Die Reform konzentriert sich daher nicht auf eine grundlegende Neuausrichtung des Systems, sondern auf eine Präzisierung der Entsendevoraussetzungen und der Nachweispflichten.

Dreimonatige Vorversicherung wird Voraussetzung

Eine der praxisrelevantesten Neuerungen betrifft die Vorbeschäftigungszeit im Entsendestaat. Künftig sollen Beschäftigte vor einer Entsendung mindestens drei Monate dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaates unterlegen haben.

Mit dieser Regelung soll verhindert werden, dass Arbeitnehmer ausschließlich zum Zweck einer unmittelbaren Auslandsentsendung eingestellt werden. Für Unternehmen bedeutet dies insbesondere bei Neueinstellungen oder konzerninternen Versetzungen einen erhöhten Planungsbedarf. Kurzfristige Personaldispositionen werden künftig deutlich schwieriger umzusetzen sein.

Entsendedauer bleibt bei 24 Monaten – Unterbrechung künftig erforderlich

Die maximale Entsendedauer von grundsätzlich 24 Monaten bleibt bestehen. Neu ist jedoch, dass nach Ablauf dieser Frist eine erneute Entsendung desselben Arbeitnehmers erst nach einer Unterbrechung von mindestens zwei Monaten möglich sein soll.

Diese Regelung soll sogenannte Kettenentsendungen erschweren und den Charakter der Entsendung als vorübergehende Tätigkeit stärken. Unternehmen werden ihre Projektplanung sowie den Personaleinsatz künftig entsprechend anpassen und gegebenenfalls stärker auf Personalrotation setzen müssen.

Änderungen bei der A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung bleibt weiterhin der zentrale Nachweis dafür, dass während einer Entsendung die Sozialversicherungsvorschriften des Entsendestaates gelten. Auch künftig ist sie grundsätzlich vor Beginn der Tätigkeit elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem zu beantragen.

Gleichzeitig sieht die Reform eine spürbare Verwaltungsvereinfachung vor. Für kurzfristige Geschäftsreisen und Tätigkeiten von bis zu drei Tagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen soll künftig grundsätzlich keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein. Ausgenommen von dieser Erleichterung sind insbesondere Tätigkeiten im Baugewerbe, bei denen die bisherigen Nachweispflichten bestehen bleiben.

Neue Regelungen für Homeoffice und Mehrstaatentätigkeiten

Die zunehmende Verbreitung von mobilem Arbeiten, Homeoffice im Ausland und hybriden Arbeitsmodellen macht eine Anpassung der bisherigen Vorschriften erforderlich. Die Reform trägt dieser Entwicklung Rechnung und modernisiert die Regelungen für Beschäftigte, die regelmäßig in mehreren Staaten tätig sind.

Auch in diesen Fällen bleibt die A1-Bescheinigung das maßgebliche Instrument zur Feststellung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts. Künftig soll sie für Mehrstaatentätigkeiten mit einer Gültigkeit von bis zu 24 Monaten ausgestellt werden können, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert werden soll.

Aktueller Stand des Gesetzgebungsverfahrens

Mit der Annahme durch das Europäische Parlament hat die Reform einen wichtigen Meilenstein erreicht. Dennoch befinden sich die neuen Vorschriften noch nicht in Kraft. Es steht noch die formelle Annahme durch den Rat der Europäischen Union sowie die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union aus.

Bis zum Inkrafttreten gelten daher weiterhin die bisherigen Regelungen der Verordnung (EG) Nr. 883/2004.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Auch wenn die Reform noch nicht rechtswirksam ist, empfiehlt es sich bereits jetzt, bestehende Entsendeprozesse auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten. Insbesondere sollten Unternehmen prüfen,

• ob die geplante dreimonatige Vorversicherung bei zukünftigen Entsendungen eingehalten werden kann,
• wie Projektlaufzeiten und Personalrotation im Hinblick auf die neue Unterbrechungsregel gestaltet werden können,
• ob interne Prozesse die rechtzeitige Beantragung der A1-Bescheinigung sicherstellen und
• welche Auswirkungen die neuen Vorschriften auf Homeoffice- und Mehrstaatenkonzepte haben.

Fazit

Die Reform der EU-Sozialversicherungskoordination bringt keine grundlegende Änderung des bisherigen Entsenderechts, wohl aber zahlreiche praxisrelevante Anpassungen. Besonders die Einführung einer Mindestvorversicherungszeit, die Unterbrechungspflicht nach einer 24-monatigen Entsendung sowie die Erleichterungen bei kurzfristigen Geschäftsreisen werden die Entsendepraxis vieler Unternehmen beeinflussen.

Da das Gesetzgebungsverfahren kurz vor dem Abschluss steht, sollten Arbeitgeber die weiteren Entwicklungen aufmerksam verfolgen und ihre internen Prozesse frühzeitig auf die neuen Anforderungen ausrichten. So lassen sich spätere Anpassungen rechtzeitig vorbereiten und mögliche Risiken im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen vermeiden.

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