Grenzüberschreitendes Homeoffice gehört für viele Unternehmen inzwischen zum Arbeitsalltag.
Beschäftigte wohnen beispielsweise in Frankreich, Österreich oder den Niederlanden, arbeiten jedoch für einen Arbeitgeber in Deutschland.

Was auf den ersten Blick wie eine gewöhnliche Homeoffice-Vereinbarung wirkt, kann erhebliche sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Denn bereits die Anzahl der Arbeitstage im ausländischen Homeoffice kann darüber entscheiden, in welchem Staat Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.

Entscheidend ist, wo tatsächlich wie viel gearbeitet wird

Bei einer regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeit in mehreren EU- bzw. EWR-Staaten oder der Schweiz ist zu bestimmen, welches Sozialversicherungsrecht für die gesamte Beschäftigung gilt.

Dabei kommt es nicht allein auf den Sitz des Arbeitgebers an. Maßgeblich ist insbesondere, in welchen Staaten die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird und welchen Anteil die Arbeit im Wohnstaat (Staat des Lebensmittelpunkts) ausmacht.

Wird ein wesentlicher Anteil der Beschäftigung (mindestens 25 %) im Wohnstaat ausgeübt, führt dies grundsätzlich dazu, dass ausschließlich das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaats für die gesamte Beschäftigung gilt. Eine Aufteilung der Beiträge auf mehrere Staaten erfolgt in dieser Konstellation nicht.

Ein zusätzlicher Homeoffice-Tag kann den Unterschied machen

Ein Arbeitnehmer wohnt in Frankreich und arbeitet für einen deutschen Arbeitgeber.

Arbeitet er vier Tage pro Woche in Deutschland und einen Tag aus dem französischen Homeoffice, liegt der Anteil im Wohnstaat bei einer regulären Fünf-Tage-Woche bei 20 %. In diesem Fall gilt regelmäßig weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht.

Arbeitet er dagegen zwei Tage pro Woche aus Frankreich, beträgt der Anteil bereits 40 %. Nach den allgemeinen Regelungen für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten in verschiedenen Mitgliedstaaten käme damit französisches Sozialversicherungsrecht zur Anwendung.

Für den deutschen Arbeitgeber können daraus unter anderem folgende Konsequenzen entstehen:

• Registrierung im ausländischen Sozialversicherungssystem,
• Abführung ausländischer Sozialversicherungsbeiträge,
• Anpassung der Entgeltabrechnung,
• Erfüllung zusätzlicher Melde- und Dokumentationspflichten.

Die arbeitsvertragliche Zusage von zwei Homeoffice-Tagen pro Woche kann somit sowohl für Grenzgänger als auch für Arbeitgeber erheblich weitergehende Folgen haben als bei einem in Deutschland wohnenden Beschäftigten.

Sonderregelung für grenzüberschreitende Telearbeit

Für bestimmte Konstellationen besteht seit dem 1. Juli 2023 eine besondere Regelung.

Auf Grundlage eines multilateralen Rahmenübereinkommens kann unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Staates gelten, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Dies ist grundsätzlich möglich, wenn die Beschäftigten mindestens 25 %, aber weniger als 50 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice ihres Wohnstaats ausüben.

Die Regelung greift jedoch nicht automatisch und gilt auch nicht für alle Mitgliedstaaten der EU oder des EWR. Sie muss beantragt werden und ist an verschiedene Voraussetzungen geknüpft.

Besonders aufmerksam sollten Unternehmen werden, wenn:

• die Homeoffice-Quote nahe an 25 oder 50 % liegt,
• regelmäßig in einem dritten Staat gearbeitet wird,
• mehrere Arbeitgeber beteiligt sind,
• zusätzlich eine selbstständige Tätigkeit ausgeübt wird oder
• sich das vereinbarte Arbeitsmodell nachträglich verändert.

In diesen Fällen wird dringend eine individuelle Prüfung empfohlen.

Warum pauschale Homeoffice-Regelungen riskant sind

Viele Unternehmen verwenden einheitliche Homeoffice-Richtlinien, beispielsweise „bis zu zwei Tage mobiles Arbeiten pro Woche“.

Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten reicht eine solche pauschale Regelung jedoch häufig nicht aus. Entscheidend ist die konkrete Verteilung der Arbeitszeit in den beteiligten Staaten.

Unternehmen sollten daher vor der Genehmigung insbesondere prüfen:

• Wo befindet sich der Wohnstaat (Lebensmittelpunkt)?
• Wo liegen die regelmäßigen Arbeitsorte?
• Wie hoch ist der voraussichtliche Homeoffice-Anteil?
• Gibt es Dienstreisen oder regelmäßige Tätigkeiten in weiteren Staaten?
• Kann das multilaterale Rahmenübereinkommen genutzt werden?
• Welche Anträge und Bescheinigungen sind erforderlich?

Auch Änderungen des Arbeitsmodells sollten laufend überwacht werden. Aus einem ursprünglich unkritischen Sachverhalt kann beispielsweise durch einen zusätzlichen Homeoffice-Tag oder neue Kundentermine im Ausland eine andere sozialversicherungsrechtliche Beurteilung entstehen.

Sozialversicherung nicht isoliert betrachten

Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist nur ein Teil der Gesamtprüfung. Grenzüberschreitendes Homeoffice kann u. a. zusätzliche Auswirkungen auf die Lohnsteuer, das Arbeitsrecht oder mögliche Betriebsstätten haben. Eine sozialversicherungsrechtlich zulässige Gestaltung ist daher nicht automatisch auch in allen anderen Rechtsgebieten unproblematisch.

Fazit: Frühzeitig prüfen – oder bestehende Fälle jetzt klären

Idealerweise wird grenzüberschreitendes Homeoffice geprüft, bevor eine entsprechende Vereinbarung geschlossen oder erweitert wird. So lassen sich sozialversicherungsrechtliche Risiken frühzeitig erkennen und vorhandene Gestaltungsmöglichkeiten rechtzeitig nutzen.

Doch auch wenn Beschäftigte bereits regelmäßig aus dem Ausland arbeiten oder eine Prüfung bislang nicht erfolgt ist, sollte der Sachverhalt aufgegriffen werden. Auch nachträglich ist es wichtig und notwendig zu klären, welches Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist, welche Anträge oder Bescheinigungen noch erforderlich sind und ob Korrekturen in der Payroll oder bei den Beitragsmeldungen vorgenommen werden müssen.

Auren unterstützt Unternehmen sowohl bei der präventiven Gestaltung grenzüberschreitender Homeoffice-Modelle als auch bei bereits bestehenden oder akuten Fällen. Dazu gehören die sozialversicherungsrechtliche Einordnung, die Prüfung möglicher Ausnahmevereinbarungen, die Aufarbeitung vergangener Zeiträume sowie die Begleitung der erforderlichen Antrags-, Melde- und Payroll-Prozesse.

Da grenzüberschreitendes Homeoffice regelmäßig auch steuerliche, arbeitsrechtliche, aufenthaltsrechtliche und weitere rechtliche Fragestellungen berührt, betrachten wir bei Auren den Sachverhalt ganzheitlich. Unsere Mandanten erhalten bei uns eine abgestimmte Beratung über alle betroffenen Rechtsgebiete hinweg – aus einer Hand.

Sprechen Sie uns gerne an – unabhängig davon, ob Sie eine neue Homeoffice-Regelung planen oder einen bereits bestehenden Sachverhalt rechtssicher aufarbeiten möchten.