Zum 01.01.2027 ändern sich einige technische Themenstellungen im eAU-Verfahren (Datensatzversion 3.0). Fachlich sind hier aber nur sehr wenige Ansätze betroffen.

Im Folgenden fasse ich die wichtigsten Änderungen kurz zusammen. Die meisten Anpassungen werden direkt in den Entgeltabrechnungsprogrammen umgesetzt und sind daher bereits von DATEV berücksichtigt bzw. befinden sich aktuell in der Testphase.

1. Neue Datensatzversion 3.0

Ab 1. Januar 2027 wird im eAU-Verfahren die Datensatzversion 3.0 eingeführt.
Betroffen sind sowohl

• die Anforderung des Arbeitgebers an die Krankenkasse als auch
• die Rückmeldung der Krankenkasse an den Arbeitgeber.

Dafür werden neue XML-Schemata, Prüfungen und Felddefinitionen im Rahmen des GKV-Datenaustauschs eingeführt.
Für die Praxis bedeutet das insbesondere für Entgeltabrechnungssoftware: Die eAU-Schnittstelle muss auf Version 3.0 angepasst werden.
Es gibt allerdings eine Übergangsphase bis Ende Februar 2027, in der auch Meldungen der bisherigen Version verarbeitet werden können. 

2. Neue bzw. geänderte Felder in der Arbeitgeber-Anfrage

Eine wichtige Änderung betrifft die Anforderung_eAU_AG. Unter anderem kommt das Feld „Abrechnungsprogramm“ hinzu. Außerdem wird die technische Identifikation der Datensätze weiter vereinheitlicht.

Besonders relevant ist auch: Abwesenheit_ab_AG wird zum Pflichtfeld.

Damit wird für die Krankenkasse eindeutig angegeben, ab welchem Datum der Arbeitgeber die Abwesenheit des Beschäftigten kennt bzw. berücksichtigt. Außerdem wird die Datensatz-ID als 36-stellige UUID eindeutig vorgegeben. Das ist vor allem für die technische Verarbeitung, Zuordnung und Stornierung von Datensätzen relevant.

Für die Entgeltabrechnung bedeutet das:

Die Software muss bei der eAU-Anforderung künftig insbesondere sicherstellen, dass

• die neue Datensatzversion verwendet wird,
• die neuen Pflichtfelder gefüllt werden,
• die UUID korrekt erzeugt und verwaltet wird,
• Stornierungen eindeutig auf die ursprüngliche Meldung verweisen können und
• die neuen XML-Prüfungen eingehalten werden.

Diese Themen betreffen in erster Linie die technische Umsetzung der Entgeltabrechnungssoftware und weniger die Arbeit der Lohnabrechnung selbst.

3. Meldegrund 6 wird zu „Sonderfall“

Fachlich kommt der Wegfall Meldegrund 6 bzw. die Umwandlung in einen Sonderfall. Bisher steht der Meldegrund 6 im Wesentlichen für:Teilstationäre Krankenhausbehandlung

Ab 2027 wird daraus „Sonderfall“. Der Grund ist, dass es Fälle gibt, bei denen zwar eine relevante Abwesenheit bzw. Behandlung vorliegt, die Krankenkasse aber zum Zeitpunkt der eAU-Rückmeldung keine vollständigen Daten übermitteln kann.

Der Meldegrund 6 kann künftig beispielsweise verwendet werden für:

• teilstationäre Krankenhausbehandlungen,
• ganztägig ambulante Rehabilitationsmaßnahmen,
• mobile Rehabilitation,
• Kombinationsbehandlungen,
• bestimmte vor- oder nachstationäre Krankenhausbehandlungen.

Was bedeutet das für den Arbeitgeber?

Wenn eine eAU mit Grund 6 „Sonderfall“ zurückkommt, bedeutet das nicht: „Es liegt keine AU vor.“
Sondern eher: „Es liegt ein Sachverhalt vor, der elektronisch derzeit nicht vollständig abgebildet werden kann.“

Der Arbeitgeber muss dann gegebenenfalls einen entsprechenden Nachweis beim Arbeitnehmer anfordern. Bei bestimmten Krankenhausfällen kann als ergänzender Nachweis beispielsweise eine Liegebescheinigung erforderlich sein.

4. Reha-Fälle werden anders behandelt

Auch hier steckt eine praktische Änderung drin:
Bestimmte Rehabilitationsmaßnahmen konnten bisher zu Rückmeldungen führen, bei denen die Informationen nicht sauber zum tatsächlichen Sachverhalt passten. Ab 2027 werden bestimmte Fälle deshalb ebenfalls unter dem neuen Sonderfall 6 zusammengefasst. Das betrifft insbesondere die ganztagsambulante Reha, mobile Reha und Kombinationsbehandlungen.

Damit soll verhindert werden, dass Arbeitgeber eine scheinbar vollständige eAU-Rückmeldung erhalten, obwohl die erforderlichen Daten noch gar nicht vollständig vorliegen. 

5. „Nachweis seit“ bei Folgebescheinigungen

Hier wurde eine wichtige Klarstellung vorgenommen.

Bei einer Folge-AU wird das Feld „Nachweis seit“ regelmäßig nicht gefüllt.

Das kann beispielsweise passieren, wenn ein Arztwechsel stattgefunden hat und dieses Datum im ärztlichen Datensatz nicht vorhanden ist.
Die Krankenkasse verwendet für die Prüfung stattdessen das Ausstellungsdatum als Beginn. Für eine Lohnabrechnung bedeutet das: Man sollte nicht davon ausgehen, dass bei jeder Folgebescheinigung zwingend ein „Nachweis seit“-Datum zurückkommt.

6. Neu: Jobcenter werden einbezogen

Ab 01.01.2027 sollen auch Jobcenter eAU-Daten erhalten. Die neue Datensatzversion 3.0 bildet diese Erweiterung technisch ab.  Das ist insbesondere deshalb relevant, weil das eAU-Verfahren damit nicht mehr ausschließlich im klassischen Verhältnis Arbeitgeber ↔ Krankenkasse betrachtet werden kann.

7. Was sich NICHT ändert: Arbeitgeber müssen weiterhin abrufen

Das ist wichtig, weil hierzu teilweise falsche Informationen kursieren.
Die Krankenkasse schickt dem Arbeitgeber die eAU nicht automatisch bei Eingang. Der Arbeitgeber muss weiterhin grundsätzlich einen Abruf bei der Krankenkasse durchführen, nachdem der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat bzw. die Voraussetzungen für den Abruf erfüllt sind.

Eine proaktive Übermittlung der eAU durch die Krankenkasse ist auch für 2027 nicht vorgesehen. 

8. Achtung: „AU ab dem ersten Tag“ ist etwas anderes

Hier muss man zwei Dinge auseinanderhalten:

Es gibt Diskussionen bzw. gesetzgeberische Vorhaben, die Nachweispflicht ab dem ersten Krankheitstag zum Regelfall zu machen.
Das ist aber nicht dasselbe wie die technische eAU-Version 3.0.

Die aktuell geltenden Regeln bleiben zunächst maßgeblich. Ein Arbeitgeber kann allerdings bereits heute aufgrund gesetzlicher bzw. betrieblicher Regelungen eine AU-Bescheinigung ab dem ersten Tag verlangen. 

9. Und was kommt danach – 2028?

Die Teilarbeitsunfähigkeit ist nicht Bestandteil des normalen eAU-Starts zum 01.01.2027. Nach dem derzeitigen Stand ist sie für 2028 vorgesehen.

Damit würde das Verfahren wesentlich komplexer werden, weil dann nicht mehr nur die Frage „Ist der Arbeitnehmer arbeitsunfähig – und von wann bis wann?“ im Mittelpunkt steht. Es geht dann beispielsweise um die Frage, in welchem Umfang jemand noch arbeitsfähig ist und wie Arbeitgeber und Krankenkasse diese Information elektronisch verarbeiten. 

Für die Arbeitgeber ist also maximal wichtig, dass sie erfahren, was ein Sonderfall 6 bedeutet und hier evtl. Prozesse zur Nachforderung von Nachweisen ggf. angepasst werden müssen. 

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