Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeitenden zunehmend dabei, die Kosten für die Kinderbetreuung zu übernehmen – etwa für Kita, Kindergarten oder Tagesmutter. Dabei gibt es einige steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu beachten, da Arbeitgeberzuschüsse unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei sein können.

Voraussetzungen für steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschüsse

Wenn Arbeitgeber Leistungen zur Kinderbetreuung erbringen, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Es handelt sich um die Unterbringung und Betreuung einschließlich Unterkunft und Verpflegung
• für nicht schulpflichtige Kinder
• in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen
• und die Leistung wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (§ 3 Nr. 33 EStG)

Sind Kinderbetreuungskosten lohnsteuerfrei, gehören diese auch nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).

Keine Höchstgrenze – aber nur tatsächliche Kosten

Im Gegensatz zur Steuererklärung, bei der der Abzug von Kinderbetreuungskosten begrenzt ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG), gibt es für die Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen grundsätzlich keine Obergrenze. Damit können beispielsweise auch höhere Kosten für die Kinderbetreuung in privat organisierten Einrichtungen vollständig steuerfrei erstattet werden.

Allerdings können nur die tatsächlichen Aufwendungen der Beschäftigten lohnsteuerfrei erstattet werden. Überzahlungen sind steuerpflichtig. Begünstigt sind dabei sowohl Sachleistungen (z. B. betriebseigene Kindergärten) als auch Geldleistungen (z. B. Zuschüsse zu Kita-Gebühren).

Begünstigte Einrichtungen

Als vergleichbare Einrichtungen gelten insbesondere Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.

Altersgrenze beachten

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind nur möglich, solange die Kinder nicht schulpflichtig sind, also noch nicht eingeschult wurden (R 3.33 Abs. 3 LStR). In Bundesländern mit später Einschulung können Zuschüsse daher auch noch im August und gegebenenfalls im September bis zum Tag der Einschulung steuerfrei gezahlt werden.

In der Praxis sollte berücksichtigt werden, dass dieser Zuschuss mit der Einschulung entfällt. Auch wenn kein rechtlicher Anspruch auf einen Ausgleich besteht, kann der Wegfall – insbesondere bei höheren Beträgen – für Mitarbeitende spürbar sein. Daher empfiehlt es sich, die Höhe der Zuschüsse entsprechend zu wählen.

Nicht begünstigte Leistungen

Nicht steuerfrei erstattungsfähig sind Aufwendungen für die Betreuung im eigenen Haushalt (z. B. durch Haushilfen oder Familienangehörige). Auch Arbeitgeberleistungen zum Unterricht eines Kindes sowie Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung dienen – wie etwa die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten – sind nicht begünstigt (R 3.33 Abs. 2 LStR).

Nachweispflichten

Bei Barzuschüssen ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit nur gegeben, wenn die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen wird. Die entsprechenden Nachweise sind vom Arbeitgeber im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR).

Häufigster Fehler in der Praxis

Ein häufiger Fehler in der Praxis besteht darin, dass Zuschüsse nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von arbeitsvertraglich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kinderbetreuungszuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.

Auswirkungen auf die Steuererklärung

Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse mindern die abzugsfähigen Kinderbetreuungskosten. Der Abzug von Sonderausgaben setzt voraus, dass tatsächliche eigene Aufwendungen bestehen. Entsprechend müssen steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei den abziehbaren Kosten berücksichtigt werden.ehbaren Kinderbetreuungskosten um steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse gekürzt werden.

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