Zum 1. Juli 2026 treten Änderungen im elektronischen Verfahren für Unbedenklichkeitsbescheinigungen in Kraft. Die Anpassungen betreffen insbesondere die Antragstellung sowie die Rückmeldungen der Einzugsstellen.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind Bestätigungen der Krankenkassen darüber, dass ein Unternehmen seinen Verpflichtungen bei der Einreichung von Beitragsnachweisen und der Abführung von Beitragszahlungen ordnungsgemäß nachkommt. Sie werden regelmäßig bei öffentlichen Auftragsvergaben oder Ausschreibungen gefordert. Unternehmen, die häufiger an solchen Verfahren teilnehmen, müssen die Bescheinigungen im elektronischen Verfahren anfordern oder abonnieren. Diese können zusätzlich in englischer Sprache angefordert werden.

Erweiterte Antragstellung für einzelne Betriebe

Neu ist ab dem 1. Juli 2026 insbesondere die Möglichkeit, Unbedenklichkeitsbescheinigungen auch für einzelne Beschäftigungsbetriebe anzufordern.

Viele Unternehmen verfügen über mehrere Filialen oder Zweigstellen, für die bei Beitragsnachweisen und Beitragszahlungen unterschiedliche Betriebsnummern verwendet werden. Sofern den Einzugsstellen die entsprechenden Adressdaten vorliegen, können künftig auch für diese einzelnen Einheiten Bescheinigungen beantragt und elektronisch ausgestellt werden.

Bewertung weiterhin auf Unternehmensebene

Unverändert bleibt jedoch, dass die Erfüllung der Beitragsnachweis- und Zahlungspflichten weiterhin auf Ebene des gesamten Unternehmens beurteilt wird.

Es reicht daher nicht aus, wenn die Verpflichtungen lediglich für die jeweilige Filiale oder Zweigstelle erfüllt sind. Maßgeblich ist, dass der Arbeitgeber insgesamt seinen Pflichten vollständig nachgekommen ist.

Verschiedene Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen

Bei der Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigungen betrachtet die Einzugsstelle immer die letzten 6 Monate. Hier gibt es 2 Arten der Unbedenklichkeitsbescheinigung.

1. qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung:

Sie wird ausgestellt, wenn das Unternehmen in den letzten 6 Monaten die Beitragsnachweise rechtzeitig übermittelt und die Beiträge rechtzeitig gezahlt hat und derzeit keine Beitragsrückstände bestehen.

2. einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung:

Dies ist eine eingeschränkte Bescheinigung, die ausgestellt wird, wenn bei der Einzugsstelle zwar aktuell keine Beitragsrückstände bestehen, das Unternehmen in den letzten 6 Monaten jedoch die Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten unregelmäßig erfüllt hat.

Differenziertere Ablehnungsgründe

Die aktuellen Änderungen betreffen die Rückmeldungen im elektronischen Verfahren.

Bisher wurden Ablehnungen lediglich durch die Kennzeichen „1“ (Pflichten nicht erfüllt) und „2“ (kein laufendes Arbeitgeberkonto) begründet. Ab dem 1. Juli 2026 erfolgt eine differenziertere Aufschlüsselung:

• Kennzeichen 1: Beitragszahlungspflichten nicht vollständig erfüllt, es bestehen Beitragsrückstände
• Kennzeichen 2: Kein laufendes Arbeitgeberkonto vorhanden
• Kennzeichen 3: Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt
• Kennzeichen 4: Erforderliche Vollmacht fehlt oder wurde nicht nachgewiesen

Durch diese genauere Differenzierung können bestehende Mängel gezielt identifiziert und behoben werden.

Ziel des elektronischen Verfahrens

Mit der Einführung des § 108b SGB IV verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, die Unbedenklichkeitsbescheinigung vollständig zu digitalisieren und in bestehende Verfahren der Lohnabrechnung und Sozialversicherung zu integrieren.

Das elektronische Verfahren sollte dabei vergleichbar ausgestaltet sein mit bereits etablierten Prozessen, wie etwa:

• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• DEÜV-Meldungen
• Beitragsnachweisen
• A1-Bescheinigungen

Die Beantragung sollte direkt aus der Lohnsoftware erfolgen, und auch die Rückmeldungen der Krankenkassen sollten über diese Systeme bereitgestellt werden.

Umsetzung in der Praxis

In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass diese Integration bislang nicht vollständig erreicht wurde.

Zwar besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Beantragung, eine entsprechende Verpflichtung für Softwareanbieter zur Integration in Lohnprogramme wurde jedoch nicht vorgesehen. Dadurch besteht weiterhin eine Lücke zwischen gesetzlichem Anspruch und praktischer Umsetzung.

Nutzung des SV-Meldeportals

Um die gesetzliche Verpflichtung weiterhin erfüllen zu können, bleibt das SV-Meldeportal als alternative Lösung bestehen. Es dient als zentrale Ausfüllhilfe für die elektronische Beantragung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen.