Birgit Ennemoser (birgit.ennemoser@auren.de), Geschäftsführerin Personal Services
Die Forderungen von Mitarbeitern, auch vom Urlaubsort oder anderen Ländern aus ihre Arbeit zu verrichten, wird immer umfangreicher. Nun sollten Lösungsansätze geschaffen werden, z. B. durch die Einführung einer Workation-Policy. Welche Anforderungen hier für ein Unternehmen am geeignetsten sind, hängt von der Fallzahl der Workation-Anträge und insbesondere den benötigten Ländern ab.
Das Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers, Workation oder Remote Work, ist heute unabdingbar. Wichtig ist es, hierfür standardisierte Prozesse festzulegen, um zum einen den administrativen Aufwand der Personalabteilungen im Unternehmen so gering wie möglich zu halten und zum anderen die Unternehmensrisiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Wichtigste Rahmenbedingungen für remote Arbeiten sind die Festlegung der Mitarbeiter, die dies in Anspruch nehmen können, und für wie lange und in welchen Ländern. Insbesondere die räumliche Abgrenzung erfolgt in der Regel auf Europa bzw. den EWR und die Schweiz. Immer häufiger kommen aber die Fragen nach den Einsatzoptionen in Drittstaaten, welche gerne bereist werden.
Insbesondere die Drittländer müssen bzgl. der Wirkungen in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Immigration jeweils genau geprüft werden.
Steht die Workation Policy, sollte das Unternehmen diese bekannt machen und im Intranet veröffentlichen. Dabei sollte kommuniziert werden, dass jeder Mitarbeiter, der Workation in Anspruch nehmen möchte, vorab einen Antrags- und Genehmigungsprozess durchlaufen muss. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen von der Workation eines Mitarbeiters erfährt und notwendige Schritte, wie die Beantragung einer A1-Bescheinigung für sozialversicherungsrechtliche Zwecke vorgenommen werden kann.
Dabei sollte das Antragsformular möglichst klar formulierte Fragen aufgreifen, die der Mitarbeiter einfach beantworten kann, z. B. „ich bestätige, dass ich eine EU-Staatsangehörigkeit besitze“, „ich bestätige, dass sich mein Lebensmittelpunkt in Deutschland befindet…“.
Individuelle Aspekte, die dem Unternehmen von großer Bedeutung sind, können ebenfalls im Antragsformular thematisiert werden; der Mitarbeiter sollte diese bestätigen, z. B. „ich bestätige, dass ich die Datenschutzrichtlinie auch während meiner Workation beachten werde“, „ich bestätige, dass ich auch während meiner Workation die Arbeitszeitregeln einhalten werde“….
In vielen Unternehmen finden sich teils einfache Antragsformulare in pdf-Form. Die muss die Personalabteilung noch individuell auswerten, um über die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags zu entscheiden. Rechnet ein Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Workation-Anträgen, ist dies sicherlich ein gangbarer Weg, um mit der Einführung von Workation zu starten. Es ist allerdings zu erwarten, dass nach der Einführung einer Workation-Policy die Anzahl von Workation-Anträgen stetig steigen wird. Die Personalabteilungen werden daher nach alternativen Lösungen suchen müssen, um die Vielzahl der Anträge bearbeiten zu können.
Mit einer „EDV-Hilfe“ wird dem Administrator die Auswertung erleichtert. Dies kann beispielsweise in der Form erfolgen, dass das Antragsformular dergestalt aufgebaut ist, dass einer Workation nichts im Wege steht, wenn alle Fragen mit „ja“ beantwortet werden.
In der Praxis finden sich Excel-basierte Lösungen, die Compliance-Risiken bereits über eine hinterlegte Logik und Formeln auswerten bis hin zu vollautomatisierten Lösungen in Form von Workation-Apps. Ob einfache Antragsformulare, ein Excel-basiertes Tool oder vollautomatisierte Assessments über eine App ‒ eines sollten alle drei Antragsformen gemeinsam haben: Die individuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens sollten sich im Antragsformular wiederfinden.
Es ist sinnvoll, den Vorgesetzten in den Genehmigungsprozess einzuschalten. Denn selbst wenn einer Workation aus Compliance-Sicht nichts entgegensteht, kann die Durchführung eines bestimmten Projekts die physische Anwesenheit des Mitarbeiters in Deutschland erfordern und damit eine Workation ausschließen.
Wenn Sie dieser Beitrag interessiert, lesen Sie auchÜbergangsregelung für Minijob endet am 31.12.2023Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse ab 2024Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2024
Sie benötigen Unterstützung? Erfahren Sie mehr zu unseren Leistungen im Personalwesen sowie im HR- und Lohnbereich.
Kein Token oder Token ist abgelaufen.