„Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden“, erklärte Bundesjustizminister Marco Buschmann im Zusammenhang mit dem Gesetzentwurf. Damit übernehmen diese Verantwortung und sollen aus diesem Grund vor Benachteiligungen geschützt werden.
Dies stellt die Grundlage für die Erweiterung des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dar, die im Juli 2023 in Kraft getreten ist. Es findet Anwendung, wenn Mitarbeitende Hinweise darauf geben, dass im Unternehmen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien verstoßen wird.
Die bereits lange existierende EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (EU-Direktive 2019/1937) wurde damit in deutsches Recht umgesetzt. Sie verlangt, dass alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden ein Hinweisgebersystem einrichten. Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden haben die Anforderungen des neuen Gesetzes schon heute zu erfüllen.
Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden gilt eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023. Das HinSchG stellt weitreichende Anforderungen an Unternehmen, um die sogenannten Whistleblower besser zu schützen, wenn sie Fehlverhalten und Gesetzesverstöße innerhalb des Unternehmens melden. Dafür muss ein Hinweisgebersystem bei den Unternehmen eingerichtet werden, welches insbesondere für eigene Mitarbeitende möglichst barrierefrei in Bezug auf den Meldeweg und die eigene Sprache zugänglich sein muss. Das HinSchG definiert sogar alle Personen als potenzielle Hinweisgeber, die im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen.
Neben der Möglichkeit, schriftlich und mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Dabei muss das einzurichtende System die Daten im Zusammenhang mit der Meldung auch zwingend DSGVO-konform verarbeiten.
Das HinSchG erfordert jedoch nicht nur die Implementierung eines Hinweisgeberschutzsystems. Es erfordert zudem die Einrichtung eines Verfahrens zur Hinweisbearbeitung. Durch die Vorgabe von bestimmten Fristen, innerhalb derer das Unternehmen auf Hinweise reagieren muss, fordert die Richtlinie auch die Steuerung von Folgemaßnahmen wie z.B.:
Das HinSchG stellt auch hohe Anforderungen an Hinweisbearbeitenden. Diese müssen fachkundig sein, unabhängig agieren können, Hinweise neutral bearbeiten und objektiv ohne Vorurteile handeln. Interessenkonflikte sind zwingend auszuschließen.
Daher ist die Auswahl und Bestellung der unparteiischen Ombudsperson sorgfältig zu prüfen, die für den Empfang und die Bearbeitung von Hinweisen, wie auch für die Weitergabe von Informationen verantwortlich ist.
Dies kann ein interner Mitarbeiter sein. Allerdings werden interne Mitarbeitende dann von Gesetzes wegen mit einem relativen erweiterten Kündigungsschutz ausgestattet, der ähnlich dem internen Datenschutzbeauftragten gewährleisten soll, dass Mitarbeitende nicht wegen dieser Tätigkeit arbeitsrechtliche Konsequenzen befürchten müssen. Außerdem müssen interne Ombudspersonen fachkundig sein. Das bedeutet, dass juristisches Wissen und Compliance-Background vorhanden sein müssen.
Auch die eigenen Compliance-Richtlinien oder die von Geschäftspartnern, die inzwischen oftmals im Rahmen von Lieferketten etc. zu beachtenden sind, machen die Einrichtung eines solchen Hinweisgeberschutzsystems nicht nur gesetzlich erforderlich, sondern auch für das Unternehmen selbst sinnvoll. So lassen sich eventuelle Missstände im Unternehmen aufdecken und geeignete Maßnahmen zur Vermeidung oder Beendigung solcher Missstände einleiten.
Die Nicht-Einhaltung der Fristen für die Einführung einer Hinweisgeber-Meldestelle nach HinSchG ist mit einem Bußgeld bis zu 50.000 EUR bewährt.
Um arbeitsrechtlichen Unwägbarkeiten und hohem Schulungsbedarf zu entgehen, bietet sich an, die Funktion der Ombudsperson nach HinSchG vollständig aus dem Unternehmen auszulagern und in externe Hände zu geben.
Auren bietet Lösungen zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Erfordernissen zusammen mit seinem Partner, der alvato GmbH, an. Die 360° Hinweisgeber-Meldestellenlösung von alvato mit offizieller Bestellung einer externen Ombudsperson entspricht den höchsten Sicherheitsstandards, wird von professionellen Compliance-Managern betreut und ist mit sehr geringem Aufwand implementiert. Auren selbst arbeitet mit der Hinweisgeber-Meldestelle von alvato.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sprechen Sie uns gerne an!
Ihr Ansprechpartner bei Auren:
Dr. Lars HammRechtsanwaltRotebühlplatz 23, 70178 Stuttgart0711 / 99 78 68 – 18Lars.hamm@auren.de
Wenn Sie dieser Beitrag interessiert, lesen Sie auchTestamentseröffnung auch mit privater Kopie möglichKosten für die Kontrolle von Müllbehältern umlagefähigArbeit auf Abruf – Wochenarbeitszeit bei fehlender VereinbarungErfahren Sie mehr zu unseren Leistungen in der Rechtsberatung.
Kein Token oder Token ist abgelaufen.