Die Betriebsprüfung ist für jeden Verein eine Herausforderung – das Finanzamt nimmt dabei nicht nur die steuerlichen Angelegenheiten des Vereins unter die Lupe, sondern prüft auch, ob die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit eingehalten wurden. Bei letzterem will der Prüfer vor allem sehen, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die Verfolgung der Satzungszwecke gerichtet ist. Erfahren Sie, wie sich Ihr Verein auf die Betriebsprüfung vorbereitet, wo die Prüfer Schwerpunkte setzen und wie Sie sich vor, während und am Ende der Betriebsprüfung verhalten.
Es gibt unterschiedliche Gründe, die die Finanzverwaltung veranlassen, eine Betriebsprüfung bei einem gemeinnützigen Verein anzuordnen.
Denkbar sind Risikoeinschätzungen aus der vorherigen Betriebsprüfung, Erkenntnisse aus der abgegebenen Steuererklärung, Kontrollmitteilungen eines anderen Finanzamts, Erkenntnisse einer Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Sonderprüfung oder eine regionale Schwerpunktprüfung der Branche „Gemeinnützige Körperschaften“. Manchmal ist die Größe des Vereins ausschlaggebend, und in vielen Fällen trifft einen die Zufallsauswahl.
Vereine haben – wie andere Steuerpflichtige auch – weder ein Recht auf Durchführung einer Betriebsprüfung (etwa, um abschließende steuerliche Sicherheit zu haben) noch können sie verlangen, von einer Betriebsprüfung befreit zu werden.
Die Betriebsprüfung hat den Zweck, die richtigen Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln. Dazu wird die Buchführung mit sämtlichen damit im Zusammenhang stehenden Verträgen und Belegen systematisch überprüft. Deckt der Betriebsprüfer Fehler auf, die den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründen, wird regelmäßig ein Steuerstrafverfahren eingeleitet. Das passiert bei gemeinnützigen Vereinen immer öfter.
Wurden im Verein in der Vergangenheit – aus welchen Gründen auch immer – steuerliche Sachverhalte falsch erklärt, ist an eine Selbstanzeige zu denken, die strafbefreiend wirkt. Wichtig zu wissen: Für die Möglichkeit, eine Selbstanzeige abzugeben, stellt die Prüfungsanordnung eine Zäsur dar. Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung entfaltet Sperrwirkung.
Kurzum: Vor Beginn der Betriebsprüfung kann man keine Selbstanzeige mehr stellen. Besteht also Korrekturbedarf, muss vorsorglich gehandelt werden. Die Anordnung einer Betriebsprüfung darf nicht abgewartet werden.
Wichtig: Sperrwirkung geht nur von einer schriftlichen Prüfungsanordnung aus. Mündliche oder telefonische Ankündigungen der Prüfung führen noch keine Sperre herbei. In der Praxis kündigen Betriebsprüfer beabsichtigte Prüfungen nicht selten telefonisch an und möchten einen Termin für deren Beginn abstimmen. Dies eröffnet kurzfristig die Möglichkeit, eine Selbstanzeige in Betracht zu ziehen. Erforderlich sind sofortige Maßnahmen, da die schriftliche Prüfungsanordnung nicht lange auf sich warten lassen wird. Die Sperrwirkung gilt nur für den Prüfungszeitraum und die von der Prüfung umfassten Steuerarten. Für Zeiträume vor oder nach der angeordneten Prüfung ist eine Selbstanzeige weiterhin möglich.
Die Betriebsprüfung beginnt, wenn dem Verein die schriftliche Prüfungsanordnung zugestellt wird.
Die Prüfungsanordnung bezeichnet den Adressaten. Sie legt fest,
Zentrale Bedeutung hat der Zugriff auf elektronische Daten des Vereins. Ist die Buchführung des Vereins auf Datenträger gespeichert, steht dem Betriebsprüfer ein Zugriffsrecht zu. Standardmäßig wird der Prüfer die Überlassung der Datenträger anfordern (z. B. USB-Stick, DVD), damit er sie elektronisch weiterverarbeiten kann. Für diese Weiterverarbeitung nutzt er eigene Prüf- undAnalyseprogramme.
Zu Beginn sollte dem Prüfer ein Ansprechpartner im Verein benannt werden. Das kann auch ein Dritter sein (z. B. der Steuerberater des Vereins). Wurden mehrere Auskunftspersonen benannt, kann eine Rangfolge bestimmt werden, an wen sich der Prüfer zuerst wenden möge. In der Regel skizziert der Prüfer zu Beginn seine Vorgehensweise, erfragt vereinsinterne Abläufe und wird ggf. auch die Vereinsanlagen besichtigen. Daraus lassen sich oft Prüfungsschwerpunkte erkennen.
Besondere Aufmerksamkeit schenkt der Betriebsprüfer – typischerweise – den Themen Zweckbetrieb, Spenden und Sponsoring, Mittelverwendung und Umsatzsteuer.
Die Zuordnung der Tätigkeiten des Vereins zu den vier Sphären ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und Zweckbetrieb ist ein klassischer Prüfungsschwerpunkt. Insbesondere wenn sich ein Verein neben seiner ideellen Tätigkeit auch wirtschaftlich betätigt, schauen die Prüfer besonders genau hin. Häufiger Streitpunkt ist die Abgrenzung zwischen Zweckbetrieb und steuerpflichtigem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Beispiel: Führt ein Sportverein eine Sportreise durch, ist diese nur dann als Zweckbetrieb zu qualifizieren, wenn die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil ist. Steht hingegen die Erholung im Vordergrund (sog. Touristikreisen), handelt es sich um einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Generell ist es für die Zuordnung von Tätigkeiten zum Zweckbetrieb besonders wichtig, den unmittelbaren Zusammenhang mit dem Satzungszweck anhand von Unterlagen und Belegen zu dokumentieren.
Zuordnungsfehler können schnell existenzbedrohliche Folgen haben. Die nachträgliche Belastung mit Körperschaft- und ggf. Gewerbesteuer (sofern die Summe der Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer 45.000 Euro übersteigt) können viele Vereine finanziell oft noch verkraften. Die Erhöhung des Umsatzsteuersatzes von sieben Prozent auf 19 Prozent bricht dagegen vielen Vereinen das Genick. Sind Spendengelder in den Zweckbetrieb geflossen, kann dies bei einer nachträglichen Umqualifizierung zur zweckwidrigen Verwendung und damit zur Spendenhaftung führen.
Ein zweiter Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen im Verein ist die Unterscheidung zwischen Spenden und Einnahmen aus Sponsoring. Denn es kann in der Praxis mitunter knifflig sein, zu entscheiden, welchem Einnahmebereich eine Zuwendung richtigerweise zuzuordnen ist.
Praxistipp: Um zu klären, wie das Finanzamt eine Zuwendung steuerrechtlich beurteilt, kann es angezeigt sein, dass der Verein beim Finanzamt einen Antrag auf verbindliche Auskunft stellt. Dieser ist allerdings kostenpflichtig. Die bessere und schnellere Alternative besteht darin, über die steuerliche Behandlung eine informelle Absprache mit dem Finanzamt zu erzielen.
Der Verein darf seine Mittel nur für satzungsmäßige Zwecke verwenden und entsprechende Ausgaben müssen angemessen sein. Im Fokus stehen dabei vor allem die Vergütungen der Gremienmitglieder (Vorstand, Geschäftsführer). Problematisch erweisen sich Zahlungen, die Gremienmitgliedern mittelbare Vorteile verschaffen. Solche Gestaltungen werden von jedem Prüfer besonders sorgfältig einer Prüfung unterzogen.
Beispiel: Der Satzungszweck eines gemeinnützigen Vereins besteht darin, behinderte Menschen zu unterstützen. Der Vereinsvorsitzende unterhält ein Einzelunternehmen, mit dem er Produkte zur Unterstützung behinderter Menschen herstellt. Der Verein schließt mit dem Einzelunternehmen des Vorsitzenden einen Kooperationsvertrag, der dem Unternehmen gestattet, das Logo des Vereins zu nutzen. Das Einzelunternehmen verwendet das Logo zu Vertriebszwecken mit dem Ziel, dass Spender die Produkte des Einzelunternehmens erwerben und anschließend an den Verein spenden.
Betriebsprüfer stehen solchen oder ähnlichen Gestaltungen häufig besonders misstrauisch gegenüber und leiten nicht selten bei einem Anfangsverdacht ein Steuerstrafverfahren ein. Hält die Gestaltung einer Zulässigkeitsprüfung nicht stand, steht die Aberkennung der Gemeinnützigkeit auf dem Spiel. Entscheidend ist in solchen Fällen, ob der Verein überwiegend die Interessen des Vorsitzenden oder der behinderten Menschen verfolgt. Durch den Verkauf der Produkte an die Spender erlangt der Vereinsvorsitzende wirtschaftliche Vorteile, die nicht per se verboten sind, aber auch nicht im Vordergrund stehen dürfen.
Die Umsatzsteuer ist eines der beliebtesten Prüfungsfelder. Entgegen einer weit verbreiteten Vorstellung führt die Gemeinnützigkeit nämlich nicht per se zur Umsatzsteuerbefreiung. Auch für Vereine gelten die allgemeinen Grundsätze des Umsatzsteuerrechts:
In der Praxis wird oft der Fehler gemacht, dass Leistungen dem Zweckbetrieb zugeordnet werden, obwohl sie dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen wären. Die damit möglicherweise verbundenen existenziellen Folgen wurden bereits oben dargestellt.
Praxistipp: Jeder Verein sollte versuchen, Zweckbetriebe abzusichern. Anträge auf verbindliche Auskünfte sind (siehe oben) meist langwierig und kostenaufwendig. In vielen Fällen ist die formlose Abstimmung mit dem Finanzamt über die umsatzsteuerliche Behandlung deshalb eher das Mittel der Wahl.
Wichtig: Viele Vereine beachten nicht, dass bei Kooperationen zwischen Vereinen oder der Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen (z. B. die Ausrichtung eines gemeinsamen Turniers) eine GbR entsteht. Treten die beteiligten Vereine gemeinsam nach außen auf, wird diese Gemeinschaft regelmäßig als umsatzsteuerlicher Unternehmer anzusehen sein. Diese Außen-GbR wird zum Umsatzsteuersubjekt und muss Steuererklärungen abgeben.
Bei größeren Vereinen mit Tochtergesellschaften kann es vorkommen, dass diese eine umsatzsteuerliche Organschaft bilden. Der Prüfer wird ganz genau untersuchen, ob die Voraussetzungen dafür vorliegen.
Beispiel: Ein Verein unterhält eine Tochtergesellschaft, die Leistungen für den Verein erbringt. Diese Leistungen unterfallen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Eine Organschaft vermeidet die umsatzsteuerliche Selbstständigkeit der Tochtergesellschaft (der sog. „Organgesellschaft“) und hat zur Folge, dass die Umsätze innerhalb des Organkreises nicht der Umsatzsteuer unterliegen und die Umsätze der Organgesellschaften dem Verein (dem sog. „Organträger“) zuzurechnen sind.
Je nachdem, in welchem Stadium der Betriebsprüfung Sie sich befinden, gelten unterschiedliche Verhaltensempfehlungen.
Im Laufe der Betriebsprüfung wird der Prüfer weitere Unterlagen anfordern und Zwischenvermerke zu einzelnen geprüften Themen verfassen. Hier heißt es für Sie:
Wenn die Betriebsprüfung zu Änderungen bei der Steuerfestsetzung führt, findet in der Regel eine Schlussbesprechung statt. Zur Schlussbesprechung (§ 201 Abs. 1 AO) sollten Sie wissen:
Quelle: IWW Verlag
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