Birgit Ennemoser (birgit.ennemoser@auren.de), Geschäftsführerin Personal Services

Was für die Beköstigung von Arbeitnehmern gilt

Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers an Arbeitnehmer dienen der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen. Sie haben deshalb keinen Entlohnungscharakter. Aufmerksamkeiten sind nach R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR nicht als Arbeitslohn zu erfassen und unterliegen nach § 1 Abs. 1 SVeV auch nicht den Sozialabgaben.

Bewirtet der Arbeitgeber aber einen Arbeitnehmer, führt die Bewirtung in der Regel zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn. Die Bewirtung ist mit den jeweiligen Sachbezugswerten anzusetzen, z. B. für ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen (für 2024 geplant: für ein Frühstück 2,17 Euro, für ein Mittag-/Abendessen 4,13 Euro).

Wichtig: Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro kann nicht genutzt werden, weil der Sachbezug nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG bewertet wird.

Werden einem Geschäftspartner Aufmerksamkeiten gereicht (z. B. Kaffee bei einer Besprechung), so stellen die Aufwendungen in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Wird ein Geschäftspartner hingegen bewirtet, dann gilt gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG maximal ein beschränkter Betriebsausgabenabzug. Nur wenn erhöhte Aufzeichnungspflichten erfüllt werden (vgl. auch BMF, Schreiben vom 30.06.2021), lassen sich 70 Prozent der Aufwendungen absetzen. Der Restbetrag von 30 Prozent geht verloren.

Abgrenzung zwischen Bewirtung und Aufmerksamkeit

Eine steuerlich ungünstige Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden. Das ist stets dann der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht bzw. die Bewirtung der Werbung oder der Repräsentation dient.

Andererseits liegt grundsätzlich keine Bewirtung vor, wenn es sich bei den gereichten Speisen oder Getränken um eine „übliche Geste der Höflichkeit” handelt. In diesem Fall liegen steuerbegünstigte Aufmerksamkeiten vor. Das können z. B. gereichter Kaffee, Tee oder Gebäck anlässlich betrieblicher Besprechungen sein.

Wichtig: Die konkrete Höhe der Aufwendungen ist in der Regel nicht ausschlaggebend für die Entscheidung, ob es sich um Bewirtungskosten oder steuerlich privilegierte Aufmerksamkeiten handelt. So kann etwa selbst bei der Darreichung preiswerter Speisen, wie z. B. Bratwurst mit Brot oder Kartoffelsalat, eine Bewirtung vorliegen, während es sich bei der Darreichung von Champagner zum Abschluss eines hochwertigen Auftrags um eine Aufmerksamkeit handeln kann.

Arbeitgeber sollten bei der Beköstigung von Arbeitnehmern und Geschäftspartnern darauf achten, dass sich keine Bewirtung ergibt. Andernfalls drohen viele steuerliche Nachteile. Während die Gewährung von Kaffee, Tee und (hochwertigen) Kaltgetränken sowie von Gebäck oder Obst in normalem Umfang typischerweise den steuerlich begünstigten Aufmerksamkeiten zuzuordnen und damit in der Praxis zu empfehlen ist, sollte ein groß angelegtes Tortenbuffet oder eine Grillparty vermieden werden.

Sonderfall: Frühstück

Zudem sollten Arbeitgeber Vorsicht walten lassen, wenn sie ihren Arbeitnehmern (arbeitstäglich) ein Frühstück zuwenden möchten. Dieses wäre nämlich eindeutig dem Bereich der Bewirtung zuzuordnen und würde Steuern und Sozialabgaben auslösen. Stellen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern hingegen arbeitstäglich lediglich unbelegte Brötchen und Heißgetränke zur Verfügung und müssen die Arbeitnehmer selbst für den Belag bzw. den Aufstrich sorgen, liegen steuerbegünstigte Aufmerksamkeiten vor. Denn aus Sicht des BFH umfasst eine Bewirtung in Form eines „richtigen“ Frühstücks nicht nur die Getränke und trockene Brötchen, sondern auch den dazugehörigen Belag.

Wenn Sie dieser Beitrag interessiert, lesen Sie auch
Unentgeltliche oder vergünstigte Überlassung von Wohnraum
Neuigkeiten zum Wachstumschancengesetz
Aktuelle Änderungen Wachstumschancengesetz

Sie benötigen Unterstützung? Erfahren Sie mehr zu unseren Leistungen im Personalwesen sowie im HR- und Lohnbereich.

Kein Token oder Token ist abgelaufen.